Einleitung
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die über spezielle Wege verschickt werden. Damit diese Rechnungen sicher von einem Computer zum anderen gelangen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie sie übermittelt werden können. Doch was genau bedeutet das? In diesem Artikel zeige ich dir diese unterschiedlichen Übermittlungswege und erkläre sie ganz einfach!
Überblick: Was sind Übermittlungswege?
Stell dir vor, du verschickst einen Brief. Du kannst ihn mit der Post verschicken, per E-Mail oder vielleicht sogar jemandem persönlich geben. Ähnlich ist es bei einer E-Rechnung. Es gibt verschiedene „Wege“, auf denen die Rechnung von einem Computer (dem Absender) zum nächsten Computer (dem Empfänger) geschickt wird. Diese Wege nennt man Übermittlungswege.
1. E-Mail
Eine E-Rechnung kann oft als Anhang in einer E-Mail verschickt werden. Das ist so, als würdest du einen Geburtstagsgruß per E-Mail schicken, nur dass es hier bei einer Rechnung um einen Betrag geht, den man bezahlen muss. Der Empfänger bekommt dann die Datei (meist als PDF oder XML) direkt in seinem E-Mail-Postfach.
2. Web-Portale
Manche Unternehmen haben spezielle Online-Portale, auf denen du deine E-Rechnung hochladen kannst. Das ist so ähnlich, wie wenn du ein Dokument in eine Cloud hochlädst. Der Empfänger holt sich die Rechnung dann von dieser Website ab.
3. Peppol
Jetzt kommen wir zu einem richtig spannenden Weg: Peppol. Das ist ein Netzwerk, über das viele Unternehmen in Europa sicher ihre Rechnungen austauschen. Es ist ein bisschen wie eine spezielle Straße, auf der nur wichtige Autos fahren dürfen – in diesem Fall Rechnungen. Der Übertragungsweg ist sehr sicher und wird oft von großen Unternehmen und öffentlichen Stellen verwendet.
4. API-Schnittstellen
API bedeutet „Application Programming Interface“, aber keine Sorge, du musst dir das nicht kompliziert vorstellen. Es ist eine Art Tür, durch die zwei Softwareprogramme miteinander kommunizieren können. So kann eine E-Rechnung direkt durch diese Tür von einem Buchhaltungsprogramm ins andere gelangen, ohne dass jemand etwas hochladen oder anklicken muss.
5. EDI (Electronic Data Interchange)
Auch dieser Übermittlungsweg ist sehr beliebt bei großen Unternehmen. EDI ist wie eine Art tägliches Gespräch zwischen Computern. Dabei werden nicht nur Rechnungen, sondern auch viele andere Daten (Lieferdaten, Bestellungen usw.) ausgetauscht. Es ist eine automatisierte Methode, bei der alles zwischen den Computern passiert.
Fazit
Es gibt viele verschiedene Wege, wie eine E-Rechnung verschickt werden kann. Je nach Unternehmen und Land wird ein anderer Weg bevorzugt. Manche schicken die Rechnung per E-Mail, andere nutzen spezielle Web-Portale oder sichere Netzwerke wie Peppol. Wieder andere setzen auf API oder EDI, um ihre Rechnungen automatisch und sicher zu übermitteln. Egal welcher Weg gewählt wird, am Ende soll die Rechnung sicher beim Empfänger ankommen und schnell verarbeitet werden.