3 Schritte zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft, maßgeblich gestaltet durch das Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat genehmigt wurde. Diese Änderung zielt darauf ab, den Weg für ein EU-weites Meldesystem zu ebnen, das möglicherweise bis 2030 oder 2032 vollständig umgesetzt wird. Es ist wichtig zu beachten, dass ab 2025 elektronische Rechnungen, die den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, von sonstigen Rechnungen unterschieden werden müssen. PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnungen. Unternehmen sollten sich gut vorbereiten, indem sie zum Beispiel Informationsveranstaltungen der Industrie- und Handelskammer Darmstadt nutzen und sich über die revisionssichere Archivierung informieren.

Die E-Rechnungspflicht 2025 und die gesetzlichen Regelungen erfordern, dass alle Betriebe ab 2025 in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies wird die Umsetzung der elektronischen Rechnung in der B2B Rechnungsstellung grundlegend verändern.

Wichtige Hinweise

Ab 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Sektor verpflichtend.
PDF-Rechnungen werden nicht mehr als elektronische Rechnungen zählen.
Elektronische Rechnungen müssen gemäß der CEN-Norm EN 16931 strukturiert sein.
Übergangsfristen ermöglichen Papier- oder nicht konforme elektronische Rechnungen bis Ende 2027 für Kleinunternehmen.
Informationsveranstaltungen zur Unterstützung kleiner Unternehmen werden angeboten.

Verstehen Sie die gesetzlichen Anforderungen

Die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung ab 2025 müssen auch die speziellen Bedingungen für die B2B elektronische Rechnungsstellung erfüllen. Dabei ist es wichtig, die Definition und den Unterschied zwischen verschiedenen Rechnungsformaten zu verstehen, um Rechtskonformität zu gewährleisten. Um den Übergang zu erleichtern, sind die Übergangsfristen E-Rechnung genau einzuhalten.

Die Definition der E-Rechnung

Unter einer E-Rechnung versteht man ab 2025 ausschließlich ein strukturiertes, elektronisches Format gemäß der CEN-Norm EN 16931. Dies ermöglicht, den Umsatzsteuerbetrug EU-weit einzudämmen. PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als elektronische Rechnungen, was bedeuten kann, dass Unternehmen ihre bestehenden Prozesse und Systeme ändern müssen.

Übergangsfristen und wichtige Termine

Die Übergangsfristen E-Rechnung bieten Unternehmen in Deutschland bis 2027 eine gewisse Flexibilität. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 weiterhin in Papierform übermittelt werden. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können sogar bis 2027 Papierrechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen aber alle betroffenen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2028 gelten diese gesetzlichen Anforderungen E-Rechnung dann für alle B2B-Umsätze, unabhängig von der Unternehmensgröße.

B2B elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine effizientere Abwicklung und kann laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen. Zudem führt die Umstellung auf elektronische Rechnungsabwicklung zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck. Unternehmen können durch die Unterstützung von Dienstleistern den Umstellungsaufwand minimieren und sicherstellen, dass sie den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

Technische Vorbereitungen treffen

Um der ab 2025 geltenden E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, ist eine umfangreiche technische Anpassung für E-Rechnung notwendig. Diese umfasst sowohl die Aktualisierung der Unternehmenssoftware als auch die Schulung der Mitarbeiter.

Anpassung der Unternehmenssoftware

Die Unternehmenssoftware zu aktualisieren ist ein zentraler Schritt in der Vorbereitung auf das neue System. Insbesondere müssen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD integriert werden. Die neueste Version von easyJOB beispielsweise unterstützt ZUGFeRD Version 2.2.0 und XRechnung Version 3.0.1 und bietet ab Ende 2024 eine neue Funktion zum automatischen Einlesen von E-Rechnungen. Das Zusatzmodul „ER-Import“ ermöglicht zudem den Import und die Stapelverarbeitung von E-Rechnungen, was eine erhebliche Effizienzsteigerung beim Belegaustausch zur Folge hat.

Schulungen und Weiterbildung

Parallel zur technischen Aufrüstung müssen auch die Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereitet werden. Schulungen für elektronische Rechnung und entsprechende Weiterbildung für E-Invoicing sind entscheidend, um das Verständnis und die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu fördern. Anbieter wie microtech bieten spezialisierte Lösungen, die nicht nur softwareseitige Anpassungen, sondern auch umfassende Trainingsmodule beinhalten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen langfristige Pläne für regelmäßige Weiterbildung entwickeln, um den Anforderungen gerecht zu werden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuesten Entwicklungen vertraut sind. Weitere Informationen zur E-Rechnung und den damit verbundenen Schulungen sind online verfügbar.

Technische Anpassung für E-Rechnung
Unternehmenssoftware aktualisieren
Schulungen für elektronische Rechnung und Weiterbildung für E-Invoicing

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Wendepunkt im Rechnungswesen für B2B-Unternehmen in Deutschland. Mit der Zustimmung des Wachstumschancengesetzes durch den Bundesrat am 22. März 2024 tritt eine Phase angebrochener Transition in Kraft, die nicht nur rechtliche Anforderungen impliziert, sondern auch Chancen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung bietet.

Unternehmen müssen die rechtlichen Anforderungen des E-Invoicing genau verstehen und entsprechend umsetzen, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Die elektronische Rechnung muss gemäß den Normen der RL 2014/55/EU ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, was eine vollständige Umstellung auf elektronische Verarbeitung voraussetzt. Diese Transformation sollte auf einer robusten technischen Infrastruktur aufbauen, welche die Nutzung standardisierter Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglicht.

Die vorhandenen Übergangsfristen, die bis Ende 2027 gelten, erlauben den Unternehmen zwar eine gestaffelte Umsetzung, aber es ist ratsam, schon frühzeitig die notwendigen Anpassungsmaßnahmen zu ergreifen. Dies umfasst die Schulung der Mitarbeiter, die Aktualisierung der Unternehmenssoftware sowie die Implementierung neuer Prozesse zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen. Frühzeitige Planung und strategische Umsetzung der E-Rechnungspflicht Umsetzung, verbunden mit einer klaren Ausrichtung auf die Digitalisierung im Rechnungswesen, bieten nicht nur Compliance-Vorteile, sondern auch die Möglichkeit, interne Abläufe weiter zu optimieren und wettbewerbsfähiger zu werden.