Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, wie elektronische Rechnungen (auch E-Rechnungen genannt) in Europa aussehen sollen. Diese Regeln wurden aufgestellt, um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen überall in der EU gleich behandelt werden und leicht verarbeitet werden können. Besonders im Umgang mit Rechnungen für Aufträge von Regierungen spielen diese Anforderungen eine große Rolle. Schauen wir uns die wichtigsten Anforderungen genauer an:
Strukturiertes elektronisches Format
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden. Das bedeutet, dass alle Daten in einer speziellen Ordnung organisiert sind, sodass ein Computer die Rechnung automatisch lesen kann. Ein häufig genutztes Format für solche Rechnungen ist XML. So brauchen keine Menschen die Rechnung manuell durchzulesen und die Daten abzutippen – der Computer kann das selbst!
Europäische Norm EN 16931
Die Rechnungen müssen einem bestimmten Standard entsprechen, der den Namen EN 16931 trägt. Dieser Standard sorgt dafür, dass alle notwendigen Informationen der Rechnung in der richtigen Struktur vorliegen, so dass keine Informationen verloren gehen oder falsch verarbeitet werden. Dies stellt sicher, dass Computer die Rechnung in jedem EU-Land ohne Probleme verstehen können.
Erforderliche Angaben
Wie bei einer normalen Papierrechnung müssen auch bei einer E-Rechnung bestimmte Informationen enthalten sein. Diese Angaben nennt man die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben. Dazu gehören zum Beispiel die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Betrag der Mehrwertsteuer. Diese müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, damit Maschinen die Informationen erkennen und verarbeiten können. Andere, weniger wichtige Informationen können hingegen in einem Anhang stehen.
Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit
Es ist wichtig, dass die Rechnung sicher und unverändert bleibt. Das bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft (Wer hat die Rechnung wirklich ausgestellt?) und die Unversehrtheit des Inhalts (Wurde der Inhalt der Rechnung während der Übermittlung nicht verändert?) garantiert sein müssen. Dafür können Unternehmen Techniken wie elektronische Signaturen nutzen. Diese sorgen dafür, dass niemand die Rechnung manipuliert, und bestätigen, dass sie von der richtigen Person oder Firma kommt.
Maschinelle Lesbarkeit
Eine der wichtigsten Anforderungen ist, dass die E-Rechnung von Computern maschinell lesbar sein muss. Das bedeutet, dass die Daten der Rechnung in einem Format wie XML vorliegen, damit Maschinen sie automatisch verarbeiten können. Möchte man sie dennoch für Menschen lesbar machen, kann man zusätzlich eine Version als PDF-Datei erstellen – aber das ist optional.
Fazit
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt sicher, dass E-Rechnungen in ganz Europa einheitlich und effizient genutzt werden können. Sie müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, bestimmte Pflichtangaben enthalten und sicher übermittelt werden. Damit erleichtert die Richtlinie nicht nur den Umgang mit Rechnungen, sondern auch deren automatische Verarbeitung durch Computer. Ab 2025 werden diese Voraussetzungen übrigens auch für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland verbindlich sein.