Die E-Rechnung ist eine elektronische Version der Rechnung, die Firmen an Behörden schicken können. Aber warum ist das wichtig und was muss man besonders beachten, wenn man für den öffentlichen Sektor arbeitet? Schauen wir uns das genauer an!
Gesetzliche Grundlagen und Pflichten
Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten, die für den Bund arbeiten, ihre Rechnungen elektronisch einsenden. Das bedeutet, anstatt eine Papierrechnung zu verschicken, wird eine Datei, die wie eine Rechnung aussieht, an die Behörden gesendet. Diese Regel gilt, wenn die Rechnungssumme ab 1.000 Euro netto ist. Das Ganze basiert auf EU-Gesetzen, die 2014 beschlossen wurden.
Plattformen und Übertragungsweg
Nicht jede Rechnung kommt einfach per E-Mail bei den Behörden an. Es gibt extra Plattformen, über die die Rechnungen eingereicht werden müssen. Für Rechnungen an den Bund gibt es zwei wichtige Plattformen:
- Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).
- Die Onlinerechnungseingangsplattform, die den Regeln des Onlinezugangsgesetzes entspricht (OZG-RE).
Welche Plattform genau verwendet wird, hängt davon ab, bei wem man den Auftrag bekommen hat.
Format und Standards
Damit die elektronische Rechnung funktioniert, muss sie ein bestimmtes Format haben. In Deutschland verwendet man den sogenannten XRechnung-Standard. Das ist ein festgelegtes Muster, wie die Rechnung aussehen muss, damit sie ohne Probleme von Computern verarbeitet werden kann. Ein weiterer Vorteil: Die Rechnungen können so automatisch bearbeitet werden, ohne dass extra jemand die Daten eingeben muss.
Länderspezifische Regelungen
Da Deutschland aus vielen Bundesländern besteht, hat jedes Bundesland eigene Regeln für die elektronische Rechnungsstellung an Behörden. Einige Bundesländer, zum Beispiel Mecklenburg-Vorpommern und Hamburg, verlangen schon jetzt von den Firmen, die für sie arbeiten, elektronische Rechnungen. Man muss also genau wissen, welches Bundesland welche Regel hat.
Schwellenwerte und Annahmeverpflichtung
Je nachdem, wie groß ein Auftrag ist, gelten verschiedene Schwellenwerte. Ein Schwellenwert sagt aus, wie viel der Auftrag wert ist, also wie viel Geld damit verdient werden kann. Bei normalen Aufträgen liegt dieser Wert bei 221.000 Euro, bei größeren Bauaufträgen ist der Schwellenwert bei 5.538.000 Euro.
In bestimmten Bundesländern, wie Sachsen oder Thüringen, müssen die öffentlichen Verwaltungen ab einem bestimmten Wert E-Rechnungen annehmen, egal ob der Auftrag kleiner oder größer als der Schwellenwert ist. Viele Bundesländer verlangen sogar bei geringen Beträgen eine E-Rechnung.
Was gilt im kommunalen Bereich?
Auch in Städten und Gemeinden, also im sogenannten kommunalen Bereich, spielt die E-Rechnung eine wichtige Rolle. Die Regeln sind hier abhängig von jedem Bundesland. Bei Aufträgen für eine Stadtverwaltung gilt also oft wieder eine andere Regel als zum Beispiel für den Bund. Seit April 2020 sind jedoch alle öffentlichen Stellen in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Was passiert in der Zukunft?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Geschäftsrechnungen (auch B2B genannt, also Business-to-Business-Rechnungen) elektronisch verschickt werden. Diese neue E-Rechnungspflicht gilt dann auch für Firmen, die nicht für den öffentlichen Sektor, sondern für andere Firmen arbeiten. Wer diese Regel nicht beachtet, könnte sogar seinen Vorsteuerabzug verlieren, was bedeutet, dass man mehr Steuern zahlen muss.
Diese Änderungen machen den Papierkram viel einfacher und führen dazu, dass Rechnungen schneller und sicherer bearbeitet werden können. Das spart Zeit und macht die Arbeit für alle einfacher!