E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die ganz einfach per Computer erstellt und verschickt werden können. Doch auch bei der Erstellung von E-Rechnungen können Fehler passieren, die man besser vermeiden sollte. In diesem Artikel zeige ich dir die häufigsten Fehler und wie du sie vermeiden kannst.
1. Falsche oder unvollständige Angaben
Eine richtige E-Rechnung braucht vor allem korrekte Informationen über den Kunden und den Lieferanten (die Person, die die Leistung oder Ware anbietet). Dazu gehören:
- Der vollständige Name und die Adresse.
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), falls es sich um ein Unternehmen im In- oder Ausland handelt.
- Die Kontaktdaten, z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
Wichtig ist auch, dass die Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum stimmen. Jedes Dokument sollte eine eigene, einmalige Rechnungsnummer haben, damit es eindeutig identifizierbar ist.
2. Fehler in den Rechnungsbeträgen
Ein weiterer häufiger Fehler betrifft die Beträge auf deiner Rechnung. Es ist wichtig, dass der Nettobetrag (der Betrag ohne Steuern) und die Steuern korrekt berechnet sind. Hier verwendest du oft die Mehrwertsteuer – die sollte also nicht vergessen werden!
Ein zusätzlicher Punkt ist das Rundung. Obwohl es nur um kleine Centbeträge geht, kann ein falscher Rundungsfehler Probleme machen.
3. Fehlende oder ungenaue Leistungsbeschreibungen
Wenn du eine Dienstleistung anbietest oder Waren verkaufst, muss genau beschrieben sein, was der Kunde bekommen hat. Hier sind zwei wichtige Punkte:
- Leistungsbeschreibung: Beschreibe klar und verständlich, welche Leistung oder Ware du geliefert hast.
- Mengen und Einheiten: Achte auch hier darauf, dass die Menge und Einheit, wie z.B. Stunden, Stück oder Kilogramm, richtig angegeben sind.
4. Unklare Zahlungsbedingungen
E-Rechnungen enthalten oft Angaben, wann und wie die Rechnung bezahlt werden soll. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte folgendes immer dabei sein:
- Zahlungsfrist: Bis wann muss die Rechnung bezahlt werden?
- Zahlungsmethoden: Wie kann die Rechnung bezahlt werden? Also z.B. Banküberweisung, PayPal usw. Natürlich darf deine Bankverbindung nicht fehlen, wenn du auf Banküberweisung setzt.
5. Compliance mit gesetzlichen Anforderungen
Auch bei E-Rechnungen muss man sich an Gesetze halten, besonders an das Umsatzsteuergesetz (UStG). Ein Beispiel: Du musst darauf achten, ob du Mehrwertsteuer berechnen musst oder nicht. Auch Datenschutz spielt eine Rolle – du darfst personenbezogene Daten, wie z.B. die Adresse des Kunden, nur so verarbeiten, wie es erlaubt ist.
Zudem sollte die E-Rechnung in einem leicht zugänglichen Format sein, sodass der Empfänger sie gut lesen und weiterverarbeiten kann.
6. Technische Anforderungen
E-Rechnungen werden oft in speziellen Formaten erstellt. Eines der häufig genutzten Formate ist XML oder PDF/A. Diese Formate sind standardisiert und sorgen dafür, dass die Rechnung einfach weiterverarbeitet werden kann.
In manchen Fällen musst du deine Rechnung sogar elektronisch signieren, um sicherzustellen, dass sie echt ist. Das nennt man eine qualifizierte elektronische Signatur.
7. Archivierung
Rechnungen dürfen nicht einfach gelöscht werden, auch nicht E-Rechnungen. Du musst sie für mehrere Jahre aufbewahren. Das nennt man Aufbewahrungspflicht. Wie lange genau du sie speichern musst, hängt von deinem Land ab, aber oft sind es 6 bis 10 Jahre.
8. Kommunikation mit dem Empfänger
Manchmal gibt es Probleme beim Versenden von E-Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, vom Empfänger eine Bestätigung zu bekommen, dass die Rechnung auch wirklich angekommen ist. Alternativ kannst du regelmäßig prüfen, ob der Versand erfolgreich war.
Fazit: Wenn du diese häufigen Fehler vermeidest, wird die Erstellung deiner E-Rechnungen viel reibungsloser laufen, und du sparst dir und deinem Kunden viel Aufwand. So stellst du sicher, dass deine E-Rechnungen korrekt und rechtsgültig sind!