Die E-Rechnung ist eine elektronische Version der normalen Rechnung, die wir oft per Post oder per E-Mail im PDF-Format bekommen. Aber wusstest du, dass es in Deutschland sogar ein Gesetz darüber gibt, wann und wie E-Rechnungen verwendet werden müssen? Besonders bei Rechnungen, die an Behörden geschickt werden, gibt es dafür klare Regeln. Hier erfährst du alles, was du dazu wissen musst.
Was ist das E-Rechnungsgesetz?
In Deutschland gibt es ein spezielles Gesetz, das über die Einführung und den Gebrauch der E-Rechnung entscheidet. Dieses Gesetz nennt sich E-Rechnungsgesetz und es wurde im April 2013 verabschiedet. Nach diesem Gesetz müssen Bundesbehörden ab dem 27. November 2018 alle Rechnungen in einem elektronischen Format empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet, dass sie keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr benutzen dürfen, sondern richtige elektronische Rechnungen.
Was bedeutet das für öffentliche Einrichtungen?
Auch für die Länder und Kommunen gibt es ähnliche Regeln. Sie mussten ebenfalls auf die E-Rechnung umsteigen, wobei jeder Bundesland seine eigenen Fristen und Vorgaben hat. Zum Beispiel kann es sein, dass manche Bundesländer bereits früher oder erst später mit der E-Rechnung arbeiten mussten. Anstatt also eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken, müssen Unternehmen ihre Rechnungen nun in einem elektronischen Format senden, das die Behörden verarbeiten können.
Der XRechnung-Standard
Die meisten Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung geschickt werden, müssen seit 2020 nach einem bestimmten Standard erstellt werden. Dieser Standard heißt XRechnung. Er sorgt dafür, dass die Rechnungen leicht von den Computersystemen der Behörden gelesen und verarbeitet werden können. XRechnung ist eine Art „Sprache“, die alle verstehen, damit Rechnungen schnell und sicher bearbeitet werden können.
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?
- Für Bundesbehörden: Ab dem 27. November 2018 mussten alle Bundesbehörden in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- Für Länder und Kommunen: Jedes Bundesland hat eigene Gesetze, aber die meisten öffentlichen Einrichtungen mussten bis spätestens 2020 auf die E-Rechnung umgestellt haben.
Wenn du also eine E-Rechnung an eine Behörde senden möchtest, solltest du dich vorher informieren, ob diese Behörde den XRechnung-Standard verwendet und welche Fristen in dem jeweiligen Bundesland gelten.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist mit klaren Regeln und Fristen verbunden. Auf Bundesebene mussten die Behörden bereits seit 2018 umstellen, während für viele Länder und Kommunen eine Umstellung bis spätestens 2020 erforderlich war. Wenn du Rechnungen an Behörden schicken möchtest, solltest du den XRechnung-Standard verwenden und darauf achten, dass du die richtigen Fristen einhältst.