Elektronische Rechnungen – oder einfach E-Rechnungen – werden auf der ganzen Welt immer beliebter. Aber wusstest du, dass es viele verschiedene Standards dafür gibt? In jedem Land oder jeder Region gelten oft eigene Regeln. In diesem Artikel erklären wir, welche Standards es weltweit für elektronische Rechnungen gibt und was sie ausmacht. Dabei versuchen viele Organisationen, diese Standards so zu vereinheitlichen, dass sie überall kompatibel – also „zusammenpassend“ – sind.
Globale Standards für e-Rechnungen
Es gibt Standards, die in vielen Ländern verwendet werden können und unabhängig von einer bestimmten Region funktionieren:
- UN/CEFACT: Das ist eine Organisation der Vereinten Nationen, die Standards entwickelt, damit Länder beim Handel miteinander besser zusammenarbeiten können. Ein bekanntes Beispiel ist der „Cross Industry Invoice (CII)“, ein Standard für e-Rechnungen.
- UBL (Universal Business Language): UBL ist wie eine gemeinsame Sprache für Unternehmen, die Rechnungen und andere Dokumente austauschen. Dieser offene Standard funktioniert mit XML-Dateien und ist leicht anpassbar.
Europäische Standards
In Europa spielen e-Rechnungen eine wichtige Rolle, besonders im Geschäftsverkehr mit Regierungen oder zwischen Unternehmen. Hier sind die wichtigsten Standards:
- EN 16931: Diese europäische Norm legt fest, welche Daten in einer e-Rechnung enthalten sein müssen und wie sie strukturiert sein sollte. Sie basiert auf UBL oder dem CII-Standard von UN/CEFACT.
- PEPPOL: PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“ und hilft Unternehmen in Europa, elektronische Rechnungen über eine sichere Plattform zu verschicken und zu empfangen.
Standards in Amerika
Auch auf dem amerikanischen Kontinent gibt es Standards für elektronische Rechnungen:
- ANSI X12: Das ist ein Standard aus den USA. Er wird besonders gerne für elektronische Datenübertragungen zwischen Unternehmen (EDI – Electronic Data Interchange) genutzt, einschließlich Rechnungen.
- UBL in Lateinamerika: Viele Länder in Lateinamerika, wie Chile oder Kolumbien, verwenden den UBL-Standard für ihre e-Rechnungen. Sie passen diesen Standard aber an ihre eigenen nationalen Vorschriften an.
Asiatische Standards
In Asien gibt es ebenfalls verschiedene regionale Lösungen:
- JIS X 0307 (Japan): In Japan gibt es diese Norm für den Austausch von Geschäftsunterlagen, zu denen auch Rechnungen gehören.
- Golden Tax System (China): China nutzt dieses System für elektronische Rechnungen, das eng mit der Steuerbehörde verbunden ist. Jede Rechnung wird dabei registriert und geprüft.
Spezielle nationale Standards
Manche Länder haben sehr spezielle Anforderungen für elektronische Rechnungen. Das betrifft meistens die Steuerregeln. Hier sind ein paar Beispiele:
- Brasilien: Hier wird der Standard „Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)“ genutzt.
- Mexiko: In Mexiko gibt es den sogenannten „Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)“.
- Indien: Indien nutzt ein System namens „GSTN“, das Rechnungen an die Anforderungen der dortigen Goods and Services Tax (GST) anpasst.
Warum gibt es so viele verschiedene Standards?
Die Standards für e-Rechnungen sind so vielfältig, weil jedes Land seine eigenen Gesetze und Steuerregeln hat. Viele Länder haben ihre eigenen Systeme entwickelt, um sicherzustellen, dass Steuern korrekt berechnet und bezahlt werden. Gleichzeitig wird aber auch versucht, diese Systeme besser miteinander zu verbinden, damit Unternehmen einfacher international handeln können.
Für Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, kann es eine Herausforderung sein, alle diese Standards zu verstehen und zu nutzen. Aber es gibt Software-Lösungen, die dabei helfen, die verschiedenen Formate automatisch anzupassen.
Fazit
Elektronische Rechnungen sind die Zukunft, und weltweit gibt es viele Standards, die diesen Prozess regeln. Von UN/CEFACT und UBL bis hin zu nationalen Standards wie NF-e in Brasilien oder CFDI in Mexiko, jede Lösung wurde entwickelt, um lokale Anforderungen zu erfüllen. Trotzdem wird weltweit daran gearbeitet, die Systeme besser miteinander zu verbinden, sodass Rechnungsprozesse einfacher und effizienter werden – überall auf der Welt!