Wenn Unternehmen E-Rechnungen verschicken oder empfangen, möchten sie oft wissen, was mit diesen Rechnungen passiert. Ist die Rechnung schon an den Empfänger gegangen? Wurde sie schon bezahlt? Es gibt verschiedene Wege, wie Unternehmen den Status ihrer E-Rechnungen verfolgen können. Lass uns einige dieser Methoden genauer anschauen!
1. Elektronische Rechnungsverwaltungssysteme
Viele Unternehmen nutzen spezielle Programme, die ihnen helfen, den Überblick über ihre E-Rechnungen zu behalten. Diese Programme haben oft praktische Funktionen:
- Status-Updates: Du bekommst automatische Nachrichten, die dir sagen, ob die Rechnung versendet, geprüft oder schon bezahlt wurde.
- Dashboard-Ansichten: Auf einem Bildschirm kannst du alle deine Rechnungen sehen und sofort erkennen, was der aktuelle Stand jeder Rechnung ist.
- Such- und Filterfunktionen: Du kannst nach bestimmten Rechnungen suchen und sie sortieren, zum Beispiel nach dem Rechnungsdatum oder dem Empfänger.
2. Integration mit ERP-Systemen
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Das ist ein großes System, das viele Dinge in einem Unternehmen steuert, wie z. B. Bestellungen, Rechnungen und Produktlieferungen. Unternehmen, die ein solches System benutzen, können dieses direkt mit ihrem E-Rechnungssystem verbinden. So können sie gleich im ERP-System sehen, was mit den Rechnungen passiert, ohne ein extra Programm öffnen zu müssen.
3. Benachrichtigungen und Alerts
Manche E-Rechnungssysteme können E-Mails oder Nachrichten schicken, wenn sich etwas an einer Rechnung ändert. Zum Beispiel bekommst du eine Nachricht, wenn eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde und die Frist bald abläuft. Oder wenn der Kunde bestätigt, dass er die Rechnung erhalten hat.
4. APIs und Datenintegrationen
APIs sind Schnittstellen, die es verschiedenen Computer-Programmen ermöglichen, miteinander zu sprechen. Manche Unternehmen verwenden APIs, um in Echtzeit Informationen über den Rechnungsstatus zu erhalten und die Daten automatisch in ihr System einzuspielen. Dadurch arbeiten alle Programme zusammen, ohne dass jemand etwas von Hand eingeben muss.
5. Manuelle Nachverfolgung
Kleinere Unternehmen oder Firmen, die keine komplexen Computersysteme verwenden, verfolgen ihre Rechnungen oft manuell. Sie können zum Beispiel mit einem einfachen Programm wie Excel eine Tabelle führen und den Status jeder Rechnung dort eintragen. Diese Methode hilft besonders, wenn nur wenige Rechnungen verwaltet werden müssen.
6. Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden
Ein weiterer Weg, den Status von E-Rechnungen zu verfolgen, ist die direkte Kommunikation mit den Kunden oder Lieferanten. Regelmäßige Nachfragen oder gemeinsame Software-Tools, auf die beide Seiten zugreifen können, helfen dabei herauszufinden, ob eine Rechnung schon angesehen oder bezahlt wurde.
7. Compliance-Tools
In einigen Ländern gibt es strengere Regeln für E-Rechnungen. Zum Beispiel müssen in Brasilien und Italien bestimmte Vorschriften eingehalten werden. Unternehmen in diesen Ländern nutzen oft spezielle Programme, die nicht nur den Status der Rechnung verfolgen, sondern auch sicherstellen, dass alle Regeln beachtet werden.
Dank dieser verschiedenen Methoden können Unternehmen immer den Überblick behalten und sicherstellen, dass ihre Rechnungen richtig bearbeitet werden. Welchen Weg sie wählen, hängt oft davon ab, wie groß das Unternehmen ist oder welche Tools sie bereits verwenden.