Unternehmen, die international tätig sind, müssen manchmal Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen. Das kann zum Beispiel dann wichtig sein, wenn sie einen Kunden in Frankreich haben und die Rechnung auf Französisch schreiben wollen. Aber wie geht das eigentlich mit einer E-Rechnung in verschiedenen Sprachen? Hier lernst du, wie Unternehmen das schaffen können!
1. Anpassung von Dokumentenvorlagen
Es gibt spezielle Softwareprogramme wie easybill, die es Unternehmen ermöglichen, Vorlagen für Rechnungen zu erstellen. Eine Vorlage ist wie ein leeres Dokument, das schon an vielen Stellen die richtigen Texte enthält. Man kann diese Vorlage dann in verschiedene Sprachen übersetzen, zum Beispiel auf Englisch oder Spanisch. Das ist besonders praktisch, weil man nicht jedes Mal wieder alles neu eingeben muss.
Aber Vorsicht: Wenn ein Unternehmen in Deutschland ist, muss es oft zusätzlich darauf achten, dass auch Deutsch in den Dokumenten vorhanden ist. Denn in Deutschland ist die Amtssprache Deutsch, das heißt, Rechnungen müssen in Deutsch ausgestellt werden, es sei denn, etwas anderes wurde abgesprochen.
2. Automatische Übersetzung
Einige Programme, wie zum Beispiel Lexware Office, haben sogar eine Funktion für automatische Übersetzungen. Das bedeutet, dass die Software alle wichtigen Infos wie den Gesamtbetrag, die Steuern oder die Bankverbindung von Deutsch in eine andere Sprache übersetzen kann. Mit nur einem Klick wird die Rechnung zum Beispiel auf Englisch geändert.
Man kann auch eigene Texte speichern, wenn man etwas ganz Besonderes schreiben möchte. Praktisch, oder?
3. Mehrsprachige Dokumentenerstellung mit work4all und eFAKTURIERUNG
Es gibt auch Programme wie work4all oder eFAKTURIERUNG, mit denen Unternehmen Dokumente, wie Rechnungen oder Angebote, in mehreren Sprachen erstellen können. Diese Programme bieten mehrsprachige Artikel und Vorlagen an. Das bedeutet, dass man zum Beispiel eine Rechnung auf Englisch und Französisch gleichzeitig schreiben kann, das nennt man dann eine bilinguale Rechnung.
Es gibt viele Sprachen zur Auswahl, zum Beispiel Englisch, Französisch, Spanisch oder Italienisch. So können alle wichtigen Informationen auf der Rechnung in der Sprache des jeweiligen Kunden stehen.
4. Rechtliche Aspekte
In der Europäischen Union (EU) gibt es einige Regelungen, was das Erstellen von Rechnungen betrifft. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen aus Deutschland eine Rechnung in ein anderes EU-Land schickt, darf es diese Rechnung laut Gesetz auf Deutsch schreiben. Und umgekehrt: Ein deutsches Unternehmen muss Rechnungen von anderen EU-Ländern annehmen, auch wenn sie auf Englisch oder in einer anderen Sprache sind.
Aber: Unternehmen können sich mit ihren Geschäftspartnern auch auf eine andere Sprache einigen. Das nennt man Vertragsfreiheit. Wichtig ist nur, dass beide Seiten gut verstehen, was auf der Rechnung steht.
Fazit
Unternehmen können also mit der richtigen Software, wie easybill, Lexware Office oder eFAKTURIERUNG, Rechnungen in verschiedenen Sprachen erstellen. Manchmal geht das manuell durch das Anpassen von Vorlagen, und manchmal hilft die Technik mit einer automatischen Übersetzung. Mit diesen Tools ist es ganz einfach, Rechnungen für Kunden in anderen Ländern korrekt und zügig zu erstellen!