Die XRechnung ist ein elektronischer Rechnungsstandard für die Abwicklung von Rechnungen in Deutschland. Sie wird von öffentlichen Auftraggebern auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene verwendet. Die Einführung erfolgt schrittweise und ist für bestimmte Auftraggeber bereits verpflichtend. Die XRechnung ermöglicht den elektronischen Empfang und die elektronische Weiterverarbeitung von Rechnungen in einem standardisierten Format.
Mehr Informationen zu XRechnung finden Sie in der XRechnung Definition.
Schlüsselerkenntnisse:
- Die XRechnung ist ein elektronischer Rechnungsstandard in Deutschland.
- Öffentliche Auftraggeber setzen zunehmend auf die XRechnung.
- Die XRechnung ermöglicht den elektronischen Empfang und die Weiterverarbeitung von Rechnungen.
Elektronische Rechnungen an Bund, Länder & Gemeinden
Öffentliche Auftraggeber spielen bei der Einführung elektronischer Rechnungen in Deutschland eine zentrale Rolle. Sie stellen vermehrt auf den elektronischen Empfang von Rechnungen um und bevorzugen dabei das Format XRechnung.
Bereits seit dem 27.11.2018 sind Bundesministerien und Verfassungsorgane zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet. Im Laufe des Jahres 2019 folgten alle anderen Bundesstellen. Seit dem 27. November 2020 müssen nun auch alle Lieferanten an den Bund ihre Rechnungen elektronisch nach den Formatvorgaben der XRechnung einreichen, ansonsten werden diese abgelehnt.
Doch nicht nur auf Bundesebene wird auf elektronische Rechnungen gesetzt. Auch auf Landes- und kommunaler Ebene werden sie zunehmend akzeptiert. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ermöglicht eine effizientere Abwicklung und spart Zeit und Kosten.
Weitere Informationen zur Einführung elektronischer Rechnungen finden sich auf der Website des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat.
Elektronische Rechnungen an die Verwaltung
Die Einführung elektronischer Rechnungen hat auch Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung. Künftig müssen Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 EUR in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Bundesbehörden und Verfassungsorgane, die bereits seit dem 27.11.2018 zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet sind.
Ab dem 27. November 2020 gilt diese Pflicht auch für alle Lieferanten an den Bund. Diese müssen ihre Rechnungen zukünftig gemäß den Formatvorgaben der XRechnung elektronisch einreichen. Die XRechnung ist ein speziell entwickeltes Rechnungsformat, das sich durch eine standardisierte Struktur auszeichnet und damit die elektronische Verarbeitung von Rechnungen erleichtert. Sie entspricht den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 und wird daher von Bundesbehörden und öffentlichen Auftraggebern akzeptiert.
Die Einführung elektronischer Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für die Verwaltung. Durch den elektronischen Versand und die standardisierte Formatierung wird die Bearbeitung der Rechnungen beschleunigt und die Fehleranfälligkeit reduziert. Zudem ermöglicht die elektronische Verarbeitung eine verbesserte Prozessqualität und Kosteneinsparungen.
Wer ist betroffen?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen betrifft verschiedene Akteure. Seit November 2018 sind die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Im November 2019 folgten die übrigen Auftraggeber des Bundes. In den Jahren 2018 bis 2020 müssen auch die Auftraggeber der Länder und kommunale Auftraggeber auf elektronische Rechnungen umstellen. Die genauen Regelungen auf Länderebene können jedoch unterschiedlich sein.
Öffentliche Auftraggeber wie Bundesbehörden und Verfassungsorgane spielen eine zentrale Rolle bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen. Sie sind seit November 2018 gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Diese Regelung betrifft sowohl den Bund als auch die Länder und Kommunen.
Aber nicht nur öffentliche Auftraggeber sind betroffen. Auch Lieferanten müssen ihre Rechnungsprozesse anpassen und elektronische Rechnungen nach den vorgegebenen Standards einreichen. Dies gilt insbesondere für Lieferanten, die mit Bundesbehörden Geschäfte tätigen.
„Die Einführung der elektronischen Rechnung als Standard ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltung. Die damit einhergehende Automatisierung und Standardisierung ermöglichen eine effizientere Abwicklung und erleichtern den Austausch von Informationen zwischen den Parteien.“ – Elena Schmitt, Experte für digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert also das Engagement sowohl von öffentlichen Auftraggebern als auch von Lieferanten. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die vorgegebenen Standards und Fristen einhalten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Die Abbildung zeigt den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und -übermittlung. Durch die elektronische Abwicklung können Rechnungen schneller bearbeitet und Zahlungen beschleunigt werden.
Die Eckpunkte der E-Rechnungsverordnung
Die E-Rechnungsverordnung wurde am 6. September 2017 eingeführt und legt fest, dass die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen empfangen muss. Bereits im November 2018 wurden die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes dazu verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen in den Bundesbehörden der unmittelbaren Bundesverwaltung erfolgte im November 2019. Seit November 2020 müssen nun auch die Lieferanten der Bundesverwaltung ihre Rechnungen grundsätzlich digital einreichen.
Die Einführung der E-Rechnungsverordnung hat dazu geführt, dass elektronische Kommunikation und Abwicklung von Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinfacht wurden. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung der Rechnungen. Durch die Standardisierung werden Rechnungen im elektronischen Format angenommen und können automatisch weiterverarbeitet werden.
Auf der Webseite des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat finden Sie weitere Informationen zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland.
Fazit
Die Einführung der XRechnung als elektronischer Rechnungsstandard vereinfacht die Abwicklung von Rechnungen in Deutschland. Durch die Standardisierung können Rechnungen elektronisch empfangen und weiterverarbeitet werden. Öffentliche Auftraggeber auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene stellen um und setzen dabei bevorzugt auf das Format XRechnung.
Die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich, wie eine schnellere Bearbeitung, Einsparung von Kosten und eine verbesserte Prozessqualität. Mit der Standardisierung der elektronischen Rechnungen wird ein einheitliches Format geschaffen, das zu einer effizienten Abwicklung beiträgt. Durch den Einsatz der XRechnung haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungen elektronisch zu versenden und auf diese Weise Zeit und Kosten zu sparen.
Die XRechnung erfüllt die Anforderungen an ein sicheres und effektives Rechnungsformat. Durch die digitale Übermittlung wird die Fehlerquote reduziert und es entsteht eine schnellere Bearbeitung. Die standardisierte XRechnung fördert auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern, da alle relevanten Informationen einheitlich strukturiert und übermittelt werden können.
FAQ
Was ist die XRechnung?
Wer verwendet die XRechnung?
Wann wurde die XRechnung verpflichtend?
Welche Rechnungshöhe erfordert die elektronische Übermittlung an öffentliche Auftraggeber?
Welche anderen elektronischen Rechnungsformate werden akzeptiert?
Wer ist von der Umstellung auf elektronische Rechnungen betroffen?
Was besagt die E-Rechnungsverordnung?
Welche Vorteile bringt die Einführung der XRechnung?
Quellenverweise