Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse schreitet in Deutschland voran und verändert die Art und Weise, wie öffentliche Aufträge abgewickelt werden. Ein zentraler Bestandteil dieser Transformation ist die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO), die die Basis für die Nutzung von elektronischen Rechnungen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern legt. Die konsequente Einführung des Datenaustauschstandards XRechnung entspricht der EU-Norm CEN 16931 und stellt sicher, dass Verwaltungsleistungen effizient und transparent erbracht werden können.
Seit 27. November 2020 ist es für Lieferanten nicht nur möglich, sondern auch verpflichtend, Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber zu senden. Damit einhergehend entfaltet das Onlinezugangsgesetz (OZG) seine Wirkung, welches die Bereitstellung von Verwaltungsleistungen über digitale Plattformen wie die OZG-RE Plattform fordert, um den Bürgerinnen und Bürgern einen verbesserten Zugang zu diesen Diensten zu ermöglichen.
Wichtige Erkenntnisse
- Elektronische Rechnungen werden nach E-Rech-VO ab einem Betrag von 1.000 EUR zur Pflicht bei öffentlichen Aufträgen.
- Die XRechnung als Datenaustauschstandard entspricht der EU-Norm CEN 16931 und fördert standardisierte digitale Verwaltungsprozesse.
- Seit dem 27.11.2018 ist die Annahme von elektronischen Rechnungen bei Bundesministerien und Verfassungsorganen obligatorisch.
- Die Einbindung in das OZG sorgt für eine Verknüpfung von Verwaltungsleistungen mit digitalen Plattformen, was eine durchgehend digitale Vorgangsbearbeitung ermöglicht.
- Lieferanten müssen sich seit dem 27. November 2020 an die Vorgaben zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen halten.
Die Einführung der XRechnung auf Bundesebene
Der fortlaufende Prozess der Digitalisierung Deutschland hat zu entscheidenden Entwicklungen auf dem Gebiet der elektronischen Rechnungsstellung geführt. Insbesondere die Implementierung der XRechnung markiert einen zentralen Schritt in der Interaktion zwischen der öffentlichen Hand und Lieferanten im B2B-Bereich. Durch gesetzliche Vorschriften, die von der obersten Ebene des Bundesrats gefördert wurden, erlebt der elektronischer Rechnungsempfang eine signifikante Transformation.
Übergang zur Elektronischen Rechnungsstellung nach dem E-Rechnungs-Gesetz
Seit dem 27. November 2018 müssen alle oberen Bundesbehörden und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen akzeptieren, ein Schritt, der die Grundlage für weitere gesetzliche Anforderungen gelegt hat. Bis Ende 2019 wurde dieser Prozess auf die unmittelbare Bundesverwaltung ausgeweitet, und ein Jahr später, am 27. November 2020, waren alle Lieferanten verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch, vorzugsweise im XRechnung-Format, an Bundesstellen zu senden.
Anforderungen an die Rechnungsformate durch die EU-Norm CEN 16931
Die Etablierung der XRechnung als Standard ist eng verknüpft mit der EU-Norm CEN 16931, die darauf abzielt, ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der EU zu schaffen. Für die Einhaltung dieser Norm bietet die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) Unterstützung für Bundesbehörden, während die OZG-RE Plattform sich auf Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung fokussiert.
Bindung an das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die OZG-RE Plattform
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist ebenfalls durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) vorangetrieben worden, das eine digitale Bereitstellung aller Verwaltungsleistungen fordert. Die Kompatibilität von Rechnungsstellungsprozessen mit OZG-konformen Plattformen wie der OZG-RE ist dabei essentiell für eine moderne, effiziente öffentliche Verwaltung.
Die durch das Bundesministerium des Innern und das Bundesministerium der Finanzen bereitgestellten Informationen unterstützen Stakeholder dabei, den Anforderungen gerecht zu werden und das System des elektronischen Rechnungsempfangs effektiv zu nutzen. Dies unterstreicht das grundsätzliche Ziel der Digitalisierungsinitiativen der Bundesregierung, eine nahtlose und effiziente öffentliche Verwaltung zu ermöglichen.
Anwendung und Umsetzung der XRechnung in Ländern und Kommunen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung über die XRechnung verändert die Abrechnungsprozesse zwischen Wirtschaft und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland nachhaltig. Seit der bindenden Einführung für Bundesministerien, Verfassungsorgane und weitere Bundesstellen ist diese Praxis schließlich zu einem wesentlichen Bestandteil der Digitalisierungsagenda geworden. Doch wirft der Rollout auch Fragen auf, zumal die Regelungen auf Landesebene sich merklich voneinander unterscheiden können.
Differenzen in den Vorgaben auf Landesebene
Die Herausforderung besteht darin, dass die Länder eigene Wege bei der Implementierung elektronischer Rechnungen und der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU verfolgen. So dürfen Lieferanten erst seit dem 27. November 2020 ihre Rechnungen im XRechnung-Format bundesweit einreichen, während dies auf Länderebene, je nach Bundesland, unterschiedlich gehandhabt wird. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) leistet daher einen umfangreichen Beitrag zur Information und unterstützt eine harmonisierte E-Invoicing-Landschaft.
Unterschiede in der Akzeptanz elektronischer Rechnungen zwischen Bundesländern
Die Akzeptanz und der Umsetzungsgrad von E-Invoicing variieren in den 16 deutschen Bundesländern. Einige Regionen haben eigene Portale und Vorgaben entwickelt, die von den Vorgaben des BMI und BMF abweichen können. Die Übersicht, die der VeR bietet, ist daher ein unerlässliches Instrument für alle Beteiligten, um den aktuellen Umsetzungsstand zu überblicken und sich über die landesspezifischen Anforderungen zu informieren.