Wie man eine XRechnung erstellt: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Zukunft ist digital – und das gilt auch für die elektronische Rechnungsstellung. Mit der Verbindlichkeit der XRechnung bei öffentlichen Aufträgen betreten Unternehmen in Deutschland einen neuen Standard der Effizienz. Die XRechnung erstellen ist mehr als nur ein regulatorisches Muss; es ist ein Schritt hin zu einer transparenteren, schnelleren und kostensparenderen Buchhaltung. Dieser Artikel bietet Ihnen eine klare Anleitung und beleuchtet den revolutionären Weg, auf dem die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) Sie zukünftig unterstützt.

Wichtige Erkenntnisse

Seit dem 27. November 2020 ist das Erstellen von XRechnungen für alle Rechnungssteller an die öffentliche Hand obligatorisch.
Die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931-1:2017, die das Format für die elektronische Rechnungsstellung festlegt, wird durch die XRechnung gewährleistet.
Mithilfe des GAEB-Konverters und des KoSIT-Validators können spezifische Anforderungen an XRechnungen geprüft und sichergestellt werden.
Für den reibungslosen und konformen Einsatz ist die Verwendung der aktuellen XRechnung Version V3.0.1 ab 1.2.2024 empfohlen.
Die korrekte Angabe der Leitweg-ID sowie der elektronischen Adresse und des EAS-Codes sind für das effiziente Buchhaltung-Management von großer Bedeutung.

Grundlagen der XRechnung

Die XRechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Als XML-basierte E-Rechnung ist sie speziell für die effiziente und sichere elektronische Übertragung konzipiert.

Seit ihrer Einführung gemäß der EU Norm 16931-1 im Jahr 2017 hat sie traditionelle Rechnungsformate, die oft herausfordernd in der elektronischen Verarbeitung waren, revolutioniert. Die Implementierung der XRechnung unterstreicht das Engagement für Modernisierung und Rationalisierung finanzieller Prozesse innerhalb des öffentlichen Sektors in Deutschland.

Definition und Bedeutung der XRechnung

Die XRechnung definiert sich durch ihre strengen Vorgaben zur Nicht-Druckbarkeit und Nicht-Scanbarkeit, was die Integrität der Daten gewährleistet. Sie ist nicht nur ein Rechnungsformat, sondern ein Wegbereiter für den digitalen Austausch im öffentlichen Sektor, ermöglicht durch Systeme wie Peppol.

Unterschiede zwischen XRechnung und anderen E-Rechnungsformaten

Im Gegensatz zu anderen Formaten wie ZUGFeRD, die sich durch eine hybride Struktur auszeichnen, setzt die XRechnung vollständig auf eine strukturierte, XML-basierte Datenverarbeitung. Dies verbessert nicht nur die Maschinenlesbarkeit, sondern auch die overall Automation im Rechnungsprozess.

Verpflichtende Anwendung der XRechnung im öffentlichen Sektor seit 2020

Die Verpflichtung zur Nutzung der XRechnung seit November 2020 für alle Lieferanten, die Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor abwickeln, markiert einen signifikanten Meilenstein. Diese Regelung sorgt für eine homogene und effiziente Abwicklung von Transaktionen und festigt die Grundlagen für eine fortschrittliche digitale Ökonomie.

Weitere Informationen zur technischen Spezifikation und den Anforderungen der XRechnung finden Sie auf der offiziellen Informationsseite zur XRechnung.

Vorbereitungen für die Erstellung einer XRechnung

Die effiziente Rechnungsstellung mittels einer XRechnung ist für die Auftragsvergabe im öffentlichen Sektor unerlässlich. Grundlegend für die Vorbereitung ist deshalb die korrekte Implementierung der E-Rechnung in Ihre Buchhaltungsabläufe. Dies beinhaltet vor allem die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware, die mit den Anforderungen der elektronischen Verarbeitung und Übermittlung kompatibel ist.

Auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) müssen Sie sich registrieren, um die Vorgaben des Finanzwesens effektiv zu meistern. Hierbei ist die Bekanntmachung und Verwendung der Leitweg-ID essenziell, die detaillierte Informationen zur Routing-Kategorie Ihrer Rechnungen an öffentliche Institutionen liefert.

Anmeldung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes
Auswahl und Einstellung einer adäquaten Buchhaltungssoftware, die Online-Buchhaltung und die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt
Einarbeitung in die Kriterien der effizienten Rechnungsstellung gemäß der Norm EN 16931 und der EU-Richtlinie 2014/55/EU
Sicherstellung, dass die Buchhaltungssoftware die Integration der Leitweg-ID und die Einhaltung des E-Rechnungsgesetzes unterstützt

Die richtige Vorbereitung XRechnung ist Schlüssel zu einer nahtlosen Integration in das Zentralen Finanzwesen des Bundes, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess merklich. Hierbei ist auch die Überprüfung und Anpassung des eigenen Systems im Hinblick auf kommende Änderungen und Anforderungen ein kontinuierlicher Prozess.

Die XRechnung in der Praxis: Eine Anleitung

Die Einführung der XRechnung markiert einen wesentlichen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Verwaltung öffentlicher Aufträge. Die Hürde der fristgerechten Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist gemeistert, und seit dem 27. November 2020 ist das Einreichen von E-Rechnungen durch das Format XRechnung bei allen öffentlichen Aufträgen nicht nur eine moderne Option, sondern vielfach eine Notwendigkeit.

Erforderliche Daten für die XRechnung

Um das Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung mit einer XRechnung zu beginnen, müssen bestimmte Informationen vorliegen. Neben den Hersteller- und Empfängerdaten sind Angaben zur Rechnungssumme und zur Umsatzsteuer zwingend erforderlich. Die XRechnung spielt ihre Stärken durch die Einsparung von Ressourcen und Zeit aus, denn die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen und deren Fehlerpotential gehören der Vergangenheit an.

Registrierung und Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes

Die Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder entsprechender Landesportale ist für die Einreichung von XRechnungen obligatorisch. Die Registrierung ist ein einmaliger Vorgang, der den Weg für einen reibungslosen Rechnungsprozess ebnet. Große Organisationen und Bundesbehörden wie die Deutsche Bahn oder das Finanzministerium haben teils eigene Plattformen entwickelt, um den spezifischen Anforderungen ihrer Rechnungsprozesse gerecht zu werden.

Generierung einer XRechnung mit einer Buchhaltungssoftware

Eine moderne, GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware ist der Schlüssel, um eine XRechnung korrekt zu generieren und zu versenden. Programme wie Zervant unterstützen die Erstellung dieses Formats, indem auch GAEB-Konverter zum Einsatz kommen können, und bieten damit eine Anlehnnung an verschiedene Schnittstellen und Formate. Die Software erleichtert nicht nur die Generierung einer XRechnung, sondern auch die Überwachung des gesamten Rechnungsflusses, wodurch die geforderte Rechtssicherheit jederzeit gegeben ist.

FAQ

Was ist eine XRechnung und warum ist sie wichtig für die elektronische Rechnungsstellung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für E-Rechnungen, das auf der EU Norm 16931-1 basiert und den Austausch elektronischer Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland regelt. Sie ermöglicht es, Rechnungen maschinenlesbar und automatisiert zu verarbeiten, wodurch der Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger wird.

Wie unterscheidet sich die XRechnung von anderen Formaten wie ZUGFeRD oder Peppol?

Im Vergleich zu ZUGFeRD oder Peppol, ist die XRechnung das im öffentlichen Sektor in Deutschland verpflichtende Format, welches eine XML-basierte Rechnungsstellung erfordert. Während ZUGFeRD und Peppol auch in anderen Bereichen genutzt werden können, ist die XRechnung speziell für die elektronische Übermittlung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber konzipiert.

Warum ist die Verwendung der XRechnung seit November 2020 für Lieferanten öffentlicher Aufträge bindend?

Die verpflichtende Anwendung der XRechnung resultiert aus einer EU-Richtlinie, die die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vorschreibt. Ziel ist es, den Rechnungsprozess innerhalb der EU zu standardisieren und die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung zu steigern.

Welche Vorbereitungen sind notwendig, um eine XRechnung zu erstellen und zu versenden?

Notwendige Vorbereitungen umfassen die Registrierung auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), die Überprüfung und Anpassung der eigenen Buchhaltungssoftware für die Kompatibilität mit dem XRechnungsformat und die Klärung der technischen Voraussetzungen für die Übertragung.

Welche Daten müssen in einer XRechnung enthalten sein?

Eine XRechnung muss alle für den Rechnungsprozess relevanten Informationen enthalten, wie Herstellerinformationen, Adressdaten der Empfänger, Rechnungssumme, Umsatzsteuerdetails, Leitweg-ID zur korrekten Zuweisung und Zahlungsbedingungen.

Wie läuft die Registrierung und Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ab?

Die ZRE dient als Plattform für den elektronischen Rechnungsempfang der Bundesverwaltung. Nutzer müssen sich zunächst registrieren, wonach sie ihre E-Rechnungen über diese Plattform gemäß den technischen und rechtlichen Vorgaben übermitteln können.

Kann ich jede Buchhaltungssoftware nutzen, um eine XRechnung zu generieren?

Nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt die Erstellung von XRechnungen. Es ist daher wichtig, eine Software zu wählen, die mit dem XRechnungsformat kompatibel ist oder einen entsprechenden GAEB-Konverter oder ein Add-on dafür zu verwenden.

Wie unterstützt ein Rechnungsprogramm wie Zervant by Ageras bei der XRechnungserstellung?

Ein geeignetes Rechnungsprogramm wie Zervant by Ageras ist speziell auf die Erstellung von XRechnungen abgestimmt. Es erleichtert die Erfassung der notwendigen Rechnungsinformationen und unterstützt die konforme Übermittlung der E-Rechnungen über die ZRE oder andere akzeptierte Wege.

Wie soll der Übergang zur XRechnung für Unternehmen erfolgen, die bisher noch keine elektronische Rechnungsstellung nutzen?

Unternehmen, die bisher noch nicht auf elektronische Rechnungsstellung umgestiegen sind, sollten zunächst ihre internen Prozesse anpassen und geeignete Software-Tools implementieren. Die Nutzung von umfassenden Informationsangeboten und Hilfestellungen durch Softwareanbieter und öffentliche Stellen wird empfohlen, um den Umstellungsprozess zu erleichtern.