Die 5 wichtigsten Trends bei E-Rechnungen, die Sie kennen sollten

In Deutschland setzt sich die elektronische Rechnung (E-Rechnung) immer stärker durch, mit der Tendenz, die traditionelle Rechnungsstellung abzulösen. Der Bitkom-Verband berichtet, dass bereits 43% der Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form versenden, und der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail hat sich weitgehend etabliert. Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht hierzulande implementiert, was bedeutet, dass Unternehmen diese akzeptieren und verarbeiten können müssen. Eine E-Rechnung zeichnet sich durch strukturierte Rechnungsdaten aus, die anstelle der herkömmlichen unstrukturierten Formate wie PDF automatisiert verarbeitbar sind, Kriterien, die eine Maschinenlesbarkeit vorsehen.

Wichtige Erkenntnisse

E-Rechnung Gesetz fördert die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung.
Unternehmen müssen bis 2025 GoBD-konforme E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können.
Digitale Rechnungsverarbeitung erleichtert den Empfang und die Archivierung gemäß Umsatzsteuerrecht.
Die Authentizität der Rechnung ist durch strukturierte Datenformate sichergestellt.
Die E-Rechnungspflicht beginnt 2025 und setzt auf standardisierte XML-Formate.

Zunahme der gesetzlichen Anforderungen

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für E-Rechnungen haben sich in den letzten Jahren deutlich geändert. Insbesondere mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland sind wichtige Bestimmungen in Kraft getreten. Elektronische Rechnungen sind seit dem 27. November 2020 bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Diese gesetzlichen Anforderungen fördern die Akzeptanz und Verbreitung der E-Rechnung in Deutschland erheblich.

Implementierung der e-Rechnungspflicht

Ab dem 01.01.2025 gelten strengere Anforderungen für elektronische Rechnungen, die durch die e-Rechnungspflicht geregelt werden. Unternehmen im B2B-Bereich müssen dann sicherstellen, dass ihre Rechnungen den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die GoBD-Anforderungen spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form definieren. Durch die konsequente Umsetzung dieser Vorgaben können Unternehmen Kosten für Druck, Porto und Lagerung erheblich reduzieren und die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlung verkürzen.

Europäische Richtlinien

Die europäischen Richtlinien, insbesondere die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Mehrwertsteuerrichtlinie, setzen wichtige Standards für die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Alle Rechnungen müssen gemäß dem Umsatzsteuergesetz sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Integrität ihres Inhalts sicherstellen. Dies ist Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung und den Vorsteuerabzug. Die Standardisierung durch das Peppol-Netzwerk und den Continuous Transaction Control (CTC)-Ansatz erleichtert den nahtlosen Austausch elektronischer Rechnungen und verbessert die Interoperabilität zwischen Unternehmen und Steuerbehörden. Durch diese Maßnahmen wird die Prozessautomatisierung in vielen Ländern erheblich verbessert, wodurch die Effizienz und Transparenz des Rechnungswesens gesteigert werden.

Technologische Entwicklungen

Die technologische Entwicklung bei E-Rechnungen schreitet stetig voran und ebnet den Weg für effizientere und genauere Geschäftsprozesse. Besonders hervorzuheben sind die Verbreitung von strukturierten Datenformaten wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EDIFACT und XML CII.

Verbreitung von strukturierten Formaten

Formate wie EDIFACT und XML CII ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Computersystemen. Diese Technologien tragen wesentlich dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Kosteneffizienz zu steigern. XRechnung ist ein Beispiel dafür, wie ein reines, maschinenlesbares Format die Dateneingabe präzise und effizient gestalten kann.

Hybride Rechnungsformate

Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides System, das sowohl ein maschinenlesbares XML als auch eine PDF-Ansicht umfasst. Dies bietet Unternehmen eine erhöhte Flexibilität bei der Verarbeitung von Rechnungen. Factur-X als weiteres hybrides Format kombiniert ebenfalls PDF und XML, was die Kompatibilität mit bestehenden Systemen verbessert.

Moderne Technologien wie diese machen es möglich, dass Unternehmen ihren Rechnungsprozess optimieren und dabei gleichzeitig rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Dank normierter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD werden Rechnungen nicht nur GoBD-konform, sondern auch effizienter bearbeitet. Weitere Informationen zu den aktuellen Trends bei E-Invoicing finden Sie hier.

Trends bei E-Rechnungen

Die digitale Transformation und die Integration moderner Technologien haben die Landschaft der Rechnungsstellung nachhaltig verändert. Zwei wesentliche Trends, die auf dieser Entwicklung basieren, sind die Automatisierung und Künstliche Intelligenz sowie die Erhöhung der Sicherheit.

Automatisierung und KI

Künstliche Intelligenz spielt eine zentrale Rolle in der Optimierung der Rechnungsverarbeitung. Dank der Fortschritte in der Rechnungsautomatisierung können repetitive Aufgaben wie die Überprüfung und Freigabe von Rechnungen automatisiert werden. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen zudem die GoBD-konforme Archivierung und tragen zur Erhöhung der Datenintegrität bei. Beispiele wie die Einführung eines Blockchain-basierten E-Rechnungsystems durch den U-Bahn Anbieter in Shenzhen, China, zeigen die Effektivität solcher Technologien.

Erhöhung der Sicherheit

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Notwendigkeit der Sicherheit. Verschlüsselungstechnologien und die Implementierung von Blockchain erhöhen die Sicherheit bei der elektronischen Rechnungsstellung. Diese Technologien ermöglichen die Verfolgbarkeit und Authentizität von Rechnungen, was in der Prävention von Betrug und Geldwäsche von zentraler Bedeutung ist. Die GoBD-Verfahrensdokumentation unterstützt diese Sicherheit durch klare Prozesse zur Sicherstellung der Korrektheit digitaler Rechnungen.

Fazit

Die fortschreitende digitale Transformation im Rechnungswesen zeigt deutliche Veränderungen und neue Anforderungen auf. Ab dem 27. November 2020 müssen alle Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Besonders kleine und sehr kleine Unternehmen, die 80% der deutschen Geschäftswelt ausmachen und ihre Buchführung oft an Steuerberater auslagern, stehen vor großen Herausforderungen. Dennoch beträgt die Rate korrekt identifizierter Rechnungsdaten bei automatisierten Buchführungslösungen beeindruckende 90%, was auf die Vorteile der digitalen Transformation hinweist.

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 2025 signalisiert eine tiefgreifende Veränderung in der Rechnungsstellung und Akzeptanz. Unterstützt durch das Wachstumschancengesetz und die EU-Reformvorschläge wie „ViDA“, wird von Unternehmen im B2B-Sektor erwartet, dass sie Compliance-mehrwert entsprechend der neuen Standards sicherstellen. Zudem zeigen Beispiele aus anderen Ländern, wie etwa Italien, dass Clearing-Systeme zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug effizient eingesetzt werden können.

Es wird geschätzt, dass hybride Formate wie die ZUGFeRD-Rechnung langfristig einen geringen Einfluss auf die Nutzung elektronischer Rechnungen haben. Nichtsdestotrotz sind Modelle wie die XRechnung seit 2020 im B2G-Bereich verpflichtend und setzen in puncto Datenkonsistenz und Integrität neue Maßstäbe. Trotz der Übergangsregelungen bis 2027 und Ausnahmen für geringe Beträge und Verbraucherrechnungen, bedeutet diese Entwicklung, dass Unternehmen jetzt investieren müssen, um zukunftsfähig zu bleiben.

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf diese digitale Transformation vorbereiten und die entsprechenden Technologien und Prozesse implementieren. Dies nicht nur zur Sicherstellung der Compliance, sondern auch um von den erheblichen Effizienzgewinnen, Kostensenkungen und Umweltvorteilen, die mit der E-Rechnung einhergehen, zu profitieren. Letztendlich zeigt sich, dass die Zukunft der Rechnungsstellung digital ist und papierenen Formaten nur noch wenig Raum bleibt.