Die wichtigsten Dateiendungen für E-Rechnungen: Was Sie wissen müssen

Die Digitalisierung macht Fortschritte, und damit auch die elektronische Rechnung. Ab 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsbereich Pflicht. Es gibt zwei wichtige Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate erfüllen die EU-Norm EN-16931 und bieten Vorteile wie automatische Verarbeitung und mehr Sicherheit.

Das Wachstumschancengesetz setzt EU-Forderungen um. Es zielt auf ein digitales Steuermeldesystem bis 2028. Bis Ende 2027 gibt es Übergangsregelungen, damit Unternehmen sich anpassen können. Die richtigen Dateiendungen sind wichtig für die korrekte Verarbeitung von E-Rechnungen.

Wichtige Erkenntnisse

E-Rechnungen werden ab 2025 im B2B-Sektor verpflichtend
XRechnung und ZUGFeRD sind die wichtigsten Formate
Übergangsregelungen gelten bis Ende 2027
E-Rechnungen ermöglichen automatische Verarbeitung
Ziel ist ein EU-weites digitales Steuermeldesystem bis 2028

Grundlagen der E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen

E-Rechnungen werden in Deutschland immer beliebter. Seit November 2020 müssen sie für öffentliche Aufträge elektronisch übermittelt werden. Die Bundesregierung plant, diese Regel ab 2025 auch für den B2B-Bereich zu machen.

Definition und Vorteile der elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument mit allen wichtigen Informationen. Sie hat viele Vorteile:

Kosteneinsparung durch Wegfall von Druck und Versand
Schnellere Bearbeitung und Bezahlung
Geringerer Platzbedarf für die Archivierung
Umweltfreundlich durch Papiereinsparung

Gesetzliche Grundlagen in Deutschland und der EU

Die rechtlichen Grundlagen für E-Rechnungen stammen aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU. In Deutschland wurde sie durch die E-Rechnungsverordnung umgesetzt. E-Rechnungen müssen auch die Regeln des Umsatzsteuergesetzes und der GoBD einhalten.

Übergangsregelungen für die Umstellung auf E-Rechnungen

Der Wechsel zu E-Rechnungen erfolgt schrittweise:

Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen im B2B-Bereich noch erlaubt
Ab 01.01.2025: Pflicht zur Verarbeitung von E-Rechnungen gemäß EN16931
Ab 2028: E-Rechnungen in allen Bereichen verpflichtend

Ein gut geplanter Projektplan ist für den Erfolg wichtig. Die Einführung einer Lösung für Eingangsrechnungen dauert etwa drei Monate. Unternehmen sollten sich frühzeitig informieren und passende Systeme einrichten. Mehr Infos gibt es in unserem Leitfaden zur E-Rechnung.

Dateiendungen E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Ab dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. Es gibt zwei Hauptformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind nach EU-Normen gestaltet und enthalten ähnliche Informationen. Sie unterscheiden sich in ihren Einsatzbereichen und Eigenschaften.

XRechnung: Merkmale und Einsatzbereich

XRechnung ist ein XML-Format, das vor allem im öffentlichen Sektor genutzt wird. Es unterstützt die Standards UBL und CII. Seit 2020 müssen Lieferanten deutsche Bundesbehörden mit XRechnungen versorgen. Die Übermittlung erfolgt über E-Mail und Webformulare.

ZUGFeRD: Eigenschaften und Anwendungsfälle

ZUGFeRD verbindet PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten. Es ist ideal für hybride Rechnungen. Die Version 2.1 entspricht der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus einem visuellen PDF-Teil und einem maschinenlesbaren XML-Teil.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Formate

Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN-16931 und nutzen strukturierte Daten. XRechnung ist für den B2G-Bereich gemacht, ZUGFeRD für B2B. Der XML-Teil von ZUGFeRD gilt als buchhalterisches Original. Die Wahl des Formats hängt von den Bedürfnissen des Empfängers und der Branche ab.