Unternehmen müssen einige wichtige Dinge beachten, um sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Hier erklären wir, was das bedeutet und wie Unternehmen richtig vorgehen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Art von Rechnung, die auf digitalem Wege verschickt wird. Kein Papier – alles online. Doch damit diese Rechnung gültig ist, muss sie bestimmte Regeln erfüllen.
Strukturiertes elektronisches Format
Damit eine E-Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, muss sie in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format vorliegen. Das bedeutet, dass sie so erstellt sein muss, dass ein Computer die Informationen leicht lesen und verarbeiten kann. In Deutschland gibt es zwei wichtige Formate für E-Rechnungen, die diese Anforderung erfüllen:
- ZUGFeRD 2.x: Ein Format, das leicht anzuwenden ist und sowohl Menschen als auch Maschinen lesen können.
- XRechnung: Ein besonders sicheres Format, das für die Kommunikation mit der Verwaltung bevorzugt wird.
Beide Formate entsprechen einer speziellen europäischen Regel (EN 16931), die sicherstellt, dass alle Rechnungen in der EU auf eine bestimmte Weise erstellt und verarbeitet werden können.
Einhalten des Umsatzsteuergesetzes
E-Rechnungen müssen alle Informationen enthalten, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Dazu gehören zum Beispiel:
- Der gesamte Rechnungsbetrag inklusive Steuern.
- Informationen über die Umsatzsteuer-ID des Unternehmens.
- Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde und das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wurde.
Die E-Rechnung muss also immer die Daten zeigen, die auch auf einer Papierrechnung stehen würden. Und Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Angaben in einem Format gespeichert sind, das den europäischen Regeln entspricht.
Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu bearbeiten. Früher mussten Unternehmen erst die Erlaubnis des Kunden oder Dienstleisters einholen, bevor sie E-Rechnungen schicken durften. Ab 2025 gilt diese Erlaubnis automatisch. Wenn ein Unternehmen also Rechnungen auf elektronischem Wege verschickt oder empfängt, muss es sicherstellen, dass seine Systeme dafür ausgerüstet sind.
Übergangsregelungen
Es gibt auch einige Übergangsregelungen, die es den Unternehmen erleichtern, sich an die neuen Gesetze zu gewöhnen. Zum Beispiel dürfen bis Ende 2026 noch Papier-Rechnungen verschickt werden, wenn beide Seiten damit einverstanden sind. Aber Unternehmen, die 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht haben, müssen ab dem 1. Januar 2027 vollständig auf E-Rechnungen umsteigen.
Ausnahmen
Trotz der neuen Regeln gibt es Ausnahmen. E-Rechnungen sind nicht nötig, wenn:
- Die Rechnung einen Betrag unter 250 Euro hat.
- Es sich um Fahrausweise (wie Bus- oder Bahn-Tickets) handelt.
- Es sich um steuerfreie Leistungen (nach § 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes) handelt.
Elektronisches Meldesystem
In der Zukunft wird es auch ein spezielles Meldesystem geben. Mit diesem System sollen alle steuerrelevanten Informationen, also alle Angaben, die für die Steuer wichtig sind, automatisch an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Dies wird dabei helfen, sicherzustellen, dass alles den rechtlichen Vorgaben entspricht.
Beratung und Unterstützung
Unternehmen, die sich über die E-Rechnungsregeln nicht sicher sind, sollten sich von Experten beraten lassen. Zum Beispiel können sie sich an ihre Industrie- und Handelskammer (IHK) wenden, um Hilfe zu bekommen. Es gibt zudem viele Online-Ressourcen, die dabei helfen, alle wichtigen Informationen zu verstehen – darunter Leitfäden und offizielle Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF).
Zusammengefasst können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen den Gesetzen entsprechen, wenn sie die genannten Punkte befolgen und gegebenenfalls rechtzeitig Unterstützung suchen. Dann klappt’s auch mit den digitalen Rechnungen – versprochen!