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Checkliste 2025: E-Rechnungspflicht im Handwerk

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Einleitung

Die E-Rechnungspflicht für Handwerker 2025 rückt näher und macht die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zu einem wichtigen Thema für alle Handwerksbetriebe. Diese Entwicklung ist Teil eines EU-weiten Digitalisierungsplans: E-Rechnungen sollen den Rechnungsprozess effizienter machen, Fehler reduzieren und die Steuerabwicklung beschleunigen. Ab 2025 müssen alle Unternehmen – also auch kleine Handwerksbetriebe – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die gesetzlichen Vorgaben werden schrittweise verschärft: Ab 2027/28 ist auch der Versand elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend vorgesehen, mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe. Wer unvorbereitet bleibt, riskiert steuerliche Nachteile oder Sanktionen. Diese praxisnahe Checkliste hilft Handwerksbetrieben, die digitale Rechnungsstellung im Handwerk Schritt für Schritt umzusetzen und alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025 zu erfüllen.

Detaillierte Checkliste zur E-Rechnungspflicht 2025

Grundlagen & Planung

  • Gesetzliche Anforderungen verstehen (XRechnung, ZUGFeRD, GoBD) – Verschaffen Sie sich einen Überblick über die neuen Vorgaben. Wichtig: Eine PDF-Datei alleine zählt nicht als E-Rechnung. Lernen Sie die vorgeschriebenen Formate kennen – z.B. XRechnung (standardisiertes XML-Format für E-Rechnungen) und ZUGFeRD (PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten) – sowie die GoBD-Regeln für die digitale Buchführung. Nur wer die Anforderungen genau versteht, kann den Betrieb rechtzeitig und rechtssicher darauf einstellen.
  • Prüfung des Geltungsbereichs für den eigenen Betrieb – Überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen ist. Die Pflicht gilt für alle, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen oder von ihnen empfangen. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind hingegen ausgenommen, und auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 € fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Kleinere Betriebe haben zwar eine verlängerte Frist bis 2028, sollten sich aber dennoch frühzeitig vorbereiten.
  • Erstellung eines Zeitplans für die Umstellung – Planen Sie die Einführung der E-Rechnung mit ausreichend Vorlauf. Legen Sie Meilensteine fest – etwa bis wann Sie Software ausgewählt haben, wann Mitarbeiterschulungen stattfinden und ab welchem Datum Sie E-Rechnungen testen wollen. So stellen Sie sicher, dass Sie bis zum Stichtag 2025 alle Voraussetzungen erfüllen. Eine frühzeitige und schrittweise Umsetzung verhindert Hektik zum Jahresende und lässt genug Zeit, um eventuelle Probleme zu beheben.

Technische Vorbereitung

  • Einrichtung eines Postfachs für den Empfang von E-Rechnungen – Richten Sie einen zentralen digitalen Empfangskanal für E-Rechnungen ein. Dies kann z.B. eine spezielle E-Mail-Adresse nur für Rechnungen sein oder der Zugriff auf ein E-Rechnungsportal. Kommunizieren Sie diese Empfangsmöglichkeit an alle Geschäftspartner, damit E-Rechnungen korrekt zugestellt werden – tauschen Sie ggf. neue E-Mail-Adressen oder Zugangswege mit Ihren Partnern aus. So geht keine elektronische Rechnung verloren und alle Rechnungen landen direkt in Ihrem System.
  • Festlegung des passenden Rechnungsformats (XRechnung, ZUGFeRD) – Wählen Sie das E-Rechnungsformat, das am besten zu Ihrem Betrieb und Ihren Kunden passt. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihrer Auftraggeber: Öffentliche Stellen verlangen oft XRechnung, während ZUGFeRD den Vorteil hat, dass es sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist. Legen Sie früh fest, auf welches Format Sie sich konzentrieren, und richten Sie Ihre Prozesse darauf aus.
  • Sicherstellung der Lesbarkeit und Verarbeitung von E-Rechnungen – Stellen Sie sicher, dass Sie eingehende E-Rechnungen sowohl lesen (anzeigen) als auch weiterverarbeiten können. Testen Sie Tools oder Software-Funktionen, um z.B. eine XML-basierte XRechnung am Bildschirm sichtbar zu machen – etwa mit einem kostenlosen Viewer wie dem Quba-Viewer. Gleichzeitig sollte Ihre Software die Daten der E-Rechnung automatisch auslesen und in die Buchhaltung übernehmen können. So behalten Sie die Kontrolle über die Lesbarkeit für Menschen und die Verarbeitbarkeit für Ihre Buchhaltungssysteme.

Software & Digitalisierung

  • Überprüfung bestehender Rechnungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit – Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Angebots-, Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware bereits E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann. Viele Softwareanbieter haben Updates oder Erweiterungen im Programm, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter oder IT-Dienstleister und klären Sie, welche Einstellungen nötig sind oder ob ein Upgrade verfügbar ist, damit Ihre bestehende Software E-Rechnungen unterstützt.
  • Auswahl einer geeigneten Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe – Falls Ihre vorhandene Lösung nicht ausreicht, wählen Sie eine neue Software, die speziell für die digitale Rechnungsstellung im Handwerk geeignet ist. Achten Sie darauf, dass die Lösung einfach zu bedienen ist und alle nötigen Funktionen bietet. Die beste Rechnungssoftware für Handwerker sollte E-Rechnungen in den gängigen Formaten automatisch erzeugen können und sich nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe integrieren. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und wählen Sie die Software, die am besten zu Betriebsgröße und -abläufen in Ihrem Handwerksbetrieb passt.
  • Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse – Binden Sie die E-Rechnung in Ihre vorhandenen Buchhaltungs- und Betriebsprozesse ein. Optimal ist es, wenn E-Rechnungen direkt in Ihrem Buchhaltungsprogramm oder Dokumentenmanagementsystem ankommen und von dort aus weiterverarbeitet werden. Prüfen Sie, ob Ihre Software eine automatische Übernahme der Rechnungsdaten ins System ermöglicht, um Doppelerfassungen zu vermeiden. Durch eine solche Integration bleibt Ihr Finanzwesen durchgängig digital – von der Angebotserstellung bis zur Verbuchung.

Interne Abläufe & Mitarbeiterschulung

  • Schulung von Mitarbeitern zu neuen Prozessen und Software – Beziehen Sie Ihr Team aktiv in die Umstellung ein und schulen Sie alle Mitarbeiter, die mit Rechnungen zu tun haben. Jeder sollte wissen, wie eine E-Rechnung mit dem neuen System erstellt, versendet, empfangen und archiviert wird. Erklären Sie den Kollegen den Nutzen der Umstellung und beantworten Sie Fragen, um Unsicherheiten abzubauen. Gut geschulte Mitarbeiter vermeiden Fehler und stellen sicher, dass die neuen Abläufe von allen akzeptiert und gelebt werden.
  • Anpassung interner Rechnungsprozesse auf digitale Workflows – Passen Sie Ihre internen Abläufe rund um die Rechnungsstellung an das digitale Zeitalter an. Überlegen Sie, welche Schritte Sie digitalisieren können: z.B. Freigabeprozesse, die statt auf Papier nun elektronisch erfolgen, oder das Wegfallen von Ausdrucken für die Buchhaltung. Dokumentieren Sie den neuen Workflow von der Auftragsbestätigung über die Rechnungserstellung bis zur Zahlung und passen Sie Zuständigkeiten bei Bedarf an. Diese Anfangsarbeit zahlt sich aus – oft lassen sich Prozesse dadurch insgesamt effizienter und schlanker gestalten.
  • GoBD-konforme Archivierung und gesetzliche Aufbewahrung sicherstellen – Stellen Sie sicher, dass alle elektronischen Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Laut GoBD müssen elektronisch empfangene Rechnungen in ihrem originalen Format und unveränderbar aufbewahrt werden, damit sie jederzeit maschinell auswertbar sind. Implementieren Sie ein digitales Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem, das diese Anforderungen erfüllt. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (meist 10 Jahre) und erstellen Sie Backup-Konzepte, damit keine Daten verloren gehen.
  • Testlauf zur Fehlervermeidung vor der endgültigen Einführung – Führen Sie einen internen Testlauf durch, bevor Sie vollständig auf die E-Rechnung umstellen. Erstellen Sie beispielsweise einige Test-E-Rechnungen und versenden Sie diese an einen Kollegen oder an sich selbst, um den Prozess realitätsnah zu prüfen. Auf diese Weise erkennen Sie frühzeitig mögliche Probleme bei der Erstellung, Übermittlung oder Verarbeitung und können Korrekturen vornehmen, bevor die E-Rechnungspflicht verbindlich wird. Ein Probedurchlauf gibt allen Beteiligten Sicherheit für den Echtbetrieb.

Kommunikation mit Kunden & Lieferanten

  • Information an Geschäftskunden über den Umstieg auf E-Rechnungen – Informieren Sie Ihre Kunden proaktiv über die Umstellung auf E-Rechnungen. Kündigen Sie an, ab wann Sie Rechnungen nur noch elektronisch versenden werden, und erläutern Sie kurz, was dies für Ihre Kunden bedeutet. Weisen Sie auf das neue Format hin (z.B. dass sie eine XRechnung erhalten) und stellen Sie bei Bedarf Hilfestellungen oder FAQs bereit. Diese transparente Kommunikation stellt sicher, dass Ihre Geschäftskunden frühzeitig Bescheid wissen und sich darauf einstellen können.
  • Klärung mit Lieferanten über bevorzugte E-Rechnungsformate – Treten Sie auch mit Ihren Lieferanten in den Dialog. Fragen Sie bei Ihren wichtigsten Lieferanten nach, ob sie ab 2025 E-Rechnungen ausstellen können und welches Format sie nutzen möchten. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, welche Formate Ihr System verarbeiten kann, und tauschen Sie alle nötigen Informationen aus (z.B. die E-Rechnungs-E-Mail-Adresse Ihres Betriebs oder eine ggf. notwendige Leitweg-ID für den Datenaustausch). Durch diese Abstimmung vermeiden Sie Kompatibilitätsprobleme und stellen sicher, dass der Rechnungsaustausch auch mit Lieferanten reibungslos funktioniert.
  • Implementierung eines reibungslosen Rechnungsworkflows – Etablieren Sie einen durchgängigen Rechnungsworkflow mit Ihren Geschäftspartnern. Definieren Sie intern, wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungen künftig digital abgewickelt werden und wer welche Schritte verantwortet. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten – vom Büro bis zur Baustelle – den neuen Ablauf kennen. Ein klar definierter Workflow minimiert Rückfragen und Verzögerungen, sodass die Umstellung auf die E-Rechnung in Ihrem Betrieb effizient und transparent gelingt. Dies stellt langfristig sicher, dass die digitale Rechnungsstellung im Handwerk zum Alltag wird und Ihr Unternehmen auch künftig rechtlich auf der sicheren Seite ist.

Checkliste (Kurz)

Die E-Rechnungspflicht rückt näher. Diese Checkliste hilft Handwerksbetrieben, die digitale Rechnungsstellung Schritt für Schritt umzusetzen.

Grundlagen & Planung

  • Gesetzliche Anforderungen verstehen (XRechnung, ZUGFeRD, GoBD) ☐
  • Geltungsbereich für eigenen Betrieb prüfen (B2B/B2C) ☐
  • Zeitplan für Umstellung erstellen (Meilensteine setzen) ☐

Technische Vorbereitung

  • Postfach für E-Rechnungen einrichten ☐
  • Passendes Rechnungsformat festlegen (XRechnung, ZUGFeRD) ☐
  • Lesbarkeit und Verarbeitung von E-Rechnungen sicherstellen ☐

Software & Digitalisierung

  • Bestehende Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen ☐
  • Geeignete Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe auswählen ☐
  • Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse ☐

Interne Abläufe & Mitarbeiterschulung

  • Mitarbeiter zu neuen Prozessen und Software schulen ☐
  • Interne Rechnungsprozesse auf digitale Workflows anpassen ☐
  • GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrung sicherstellen ☐
  • Testlauf zur Fehlervermeidung durchführen ☐

Kommunikation mit Kunden & Lieferanten

  • Geschäftskunden über Umstieg auf E-Rechnungen informieren ☐
  • Klärung mit Lieferanten über bevorzugte E-Rechnungsformate ☐
  • Reibungslosen Rechnungsworkflow implementieren ☐

Mit dieser Checkliste sind Sie bestens gerüstet für die E-Rechnungspflicht 2025!

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