Wie wähle ich die richtige Dateiendung für meine E-Rechnungen?

Seit November 2020 ist die E-Rechnung Pflicht für öffentliche Aufträge in Deutschland. Die Wahl der Dateiendung ist sehr wichtig. Es gibt zwei Hauptformate: XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung ist ein deutscher Standard, der für öffentliche Aufträge nötig ist. ZUGFeRD ist gut für den B2B-Bereich. Die Entscheidung hängt von den Anforderungen des Rechnungsempfängers und den Gesetzen ab.

Das Umstellen auf E-Rechnungen hat viele Vorteile. Es spart Kosten und macht die Arbeit effizienter. Die richtige Dateiendung hilft, Gesetze einzuhalten und die Verarbeitung zu vereinfachen.

Wichtige Erkenntnisse

E-Rechnungen sind seit 2020 für öffentliche Aufträge Pflicht
XRechnung ist der Standard für Behörden
ZUGFeRD bietet Vorteile im B2B-Bereich
Richtige Dateiendung sichert Konformität und Effizienz
E-Rechnungen sparen Kosten und steigern Nachhaltigkeit

Grundlagen der E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden in Deutschland immer beliebter. Seit dem 18. April 2020 nimmt die öffentliche Verwaltung nur noch E-Rechnungen an. Ab 1. Januar 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verwenden.

Definition und Bedeutung von E-Rechnungen

Eine E-Rechnung ist ein digitales Dokument mit strukturierten Daten. Sie erleichtert die Verarbeitung und ist wichtig für die Digitalisierung von Verwaltung und Wirtschaft. Eine PDF-Datei per E-Mail ist nicht genug, um die EU-Richtlinie zu erfüllen.

Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt Regeln für E-Rechnungen fest. Sie sagt, dass:

Der Empfänger die E-Rechnung akzeptieren muss
Die Rechnung für alle Menschen lesbar sein muss
Die Echtheit der Rechnung sichergestellt sein muss
Der Inhalt der Rechnung unversehrt bleiben muss

Vorteile elektronischer Rechnungsstellung

Das Umstellen auf E-Rechnungen hat viele Vorteile:

Es spart Kosten durch weniger Papier
Es spart Zeit bei der Bearbeitung
Es spart Platz durch digitales Archivieren
Es macht den Prozess effizienter
Es erleichtert die Buchhaltung, besonders für kleine Unternehmen

E-Rechnungen fördern die Digitalisierung. Sie machen Geschäftsprozesse einfacher und schneller.

Richtige Dateiendung E-Rechnungen: XRechnung vs. ZUGFeRD

Bei der Wahl der richtigen Dateiendung für E-Rechnungen stehen zwei Formate im Vordergrund: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich aber in ihrem Aufbau und Einsatzbereich.

XRechnung: Das XML-Format für öffentliche Aufträge

XRechnung ist ein reines XML-Format mit der Dateiendung .xml. Es wurde speziell für den Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt. Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der B2G-Kommunikation Rechnungen im XRechnung-Format empfangen und verarbeiten können.

ZUGFeRD: Das hybride PDF-Format

ZUGFeRD kombiniert einen menschlich lesbaren PDF/A-3-Standard mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz. Die Dateiendung ist .pdf. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält sowohl eine PDF- als auch eine XML-Datei, wobei die XML-Datei im PDF eingebettet ist. Dies macht ZUGFeRD vielseitig einsetzbar.

Unterschiede und Einsatzbereiche

XRechnung wird hauptsächlich für Rechnungen an Behörden verwendet und erfordert spezifische Informationen wie die Leitweg-ID. ZUGFeRD ist universeller einsetzbar und eignet sich auch für Rechnungen zwischen Unternehmen. Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt vom Empfänger und den Anforderungen des Geschäftsvorgangs ab. Der DPS eInvoice Reader erleichtert die Integration beider Formate in den Eingangsrechnungsprozess.