Welche E-Rechnungs-Formate sind zulässig?
Elektronische Rechnungen, auch E-Rechnungen genannt, sind digitale Versionen von klassischen Papier-Rechnungen. Es gibt verschiedene Formate, die genutzt werden können. Diese Formate helfen dabei, Rechnungen schnell und einfach von einem Computer zum anderen zu senden. Sogar Computerprogramme können diese Rechnungen lesen und verstehen. Aber nicht alle Formate sind erlaubt. Es gibt spezielle Regeln, welche Formate verwendet werden dürfen, besonders wenn Firmen miteinander Rechnungen austauschen oder Rechnungen an die Regierung senden. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten E-Rechnungs-Formate:
- ZUGFeRD: Das klingt kompliziert, ist aber einfach eine Kombination aus PDF und einem speziellen Datensatz. Das heißt, du siehst die Rechnung am Bildschirm und gleichzeitig kann das Computerprogramm die Daten auch lesen und verarbeiten. Rundum praktisch!
- XRechnung: Dieses Format ist vor allem in Deutschland wichtig. Es besteht nur aus Daten, also keine bunte Rechnung die man anschaut, sondern Daten, die der Computer nutzt, um die Rechnung zu verarbeiten. Besonders die Regierung verlangt oft Rechnungen im XRechnung-Format.
- UBL (Universal Business Language): Das ist ein Format, das in vielen Ländern der EU benutzt wird. Es funktioniert ziemlich ähnlich wie XRechnung, enthält aber teilweise andere Informationen.
- PDF + XML: Manche Unternehmen schicken PDF-Rechnungen, denen zusätzliche Daten in einer Datei namens XML beigefügt sind. So sieht der Empfänger die PDF und kann die XML-Daten mit einem speziellen Programm lesen.
Wenn du eine E-Rechnung erstellst, musst du genau wissen, welches Format der Empfänger haben möchte, besonders wenn es sich um die Regierung oder große Firmen handelt. Diese E-Rechnungs-Formate sorgen dafür, dass Rechnungen sicher, schnell und verständlich ausgetauscht werden. Damit alle es einfach haben!