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Welche Softwarelösungen unterstützen die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen?
Immer mehr Unternehmen müssen jetzt mit E-Rechnungen arbeiten, weil es in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber was genau ist eine E-Rechnung, und welche Softwarelösungen gibt es dafür? Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die digital erstellt, übertragen und bearbeitet wird. Sie ist maschinell lesbar, was bedeutet, dass Computer sie problemlos verarbeiten können, ohne sie „lesen“ zu müssen. Das macht den Prozess schneller und effizienter.
Es gibt spezielle Softwarelösungen, die Firmen helfen, diese E-Rechnungen zu erstellen, zu verschicken, zu empfangen und zu archivieren. Im Folgenden schauen wir uns einige dieser Lösungen an und wie sie den Firmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen helfen.
EasyFirma
EasyFirma ist eine einfache, aber leistungsfähige Softwarelösung. Sie unterstützt die bekannten E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate sind wichtig, weil sie gewährleisten, dass die Rechnung von Computern gelesen werden kann. Mit Hilfe von EasyFirma kann man E-Rechnungen nicht nur erstellen, sondern sie auch verschicken, empfangen, prüfen und speichern.
Die Benutzeroberfläche (also die Gestaltung des Programms, mit dem man arbeitet) ist sehr einfach und leicht zu verstehen, ideal also für kleinere Firmen. EasyFirma gibt es sowohl als Programm für den Computer als auch als Onlineversion, die man über das Internet nutzen kann.
DATEV
DATEV ist ein weiteres bekanntes Programm, das viele Funktionen für die E-Rechnung bietet. Besonders praktisch ist, dass DATEV auch mit anderen Systemen in der Firma verbunden werden kann, zum Beispiel mit ERP-Systemen. ERP-Systeme sind Programme, mit denen Firmen ihre täglichen Aufgaben, wie zum Beispiel Lagerhaltung oder Buchhaltung, steuern können.
DATEV bietet auch eine Plattform namens DATEV SmartTransfer, über die man E-Rechnungen erstellen und verschicken kann. Es gibt sogar eine Art Marktplatz, auf dem sich Firmen weitere Programme von Drittanbietern suchen können, um ihre DATEV-Software zu erweitern.
sevdesk
sevdesk ist eine spezielle Software für kleine und mittlere Firmen, die nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern auch verschicken, empfangen und archivieren müssen. Die Software unterstützt die wichtigen E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Diese Formate sind notwendig, damit die Rechnungen maschinell lesbar sind und von den jeweiligen Behörden anerkannt werden.
sevdesk erleichtert den gesamten Prozess, denn die Software erledigt viele Schritte automatisch. Dazu gehört auch die direkte Buchung von Zahlungen, wenn eine Rechnung bezahlt wurde, dank der integrierten Bankschnittstelle.
Lexware Office
Lexware Office ist eine Lösung, die alles in einem bietet. Mit dieser Software kann man E-Rechnungen erstellen, verschicken, empfangen und speichern, ohne dass man zusätzliche Programme braucht. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung übersichtlich und effizient gestalten wollen, ist das eine ideale Wahl.
Besonders für Firmen, die viele Rechnungen pro Monat erstellen und empfangen, ist es wichtig, dass die Software nicht nur die Erstellung, sondern auch die Bearbeitung sehr leicht macht.
Warum sind diese Programme wichtig?
Die wichtigste Frage ist, warum Unternehmen überhaupt auf E-Rechnungen umsteigen müssen. In Deutschland wird es ab dem Jahr 2025 für jedes Unternehmen Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, um Geschäfte mit anderen Firmen (B2B) zu machen. Das hat viele Vorteile: Die Rechnung kann schneller bearbeitet werden, sie wird automatisch geprüft, und die Daten können direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen werden.
Die hier vorgestellten Programme helfen, den Umstieg zu erleichtern, denn sie bieten alle Funktionen, die dafür notwendig sind – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Fazit
Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Firmen dabei unterstützen, E-Rechnungen korrekt und effizient zu erstellen und zu verarbeiten. Egal, ob es sich dabei um kleinere Lösungen wie EasyFirma oder größere Programme wie DATEV handelt – sie alle sorgen dafür, dass Firmen den gesetzlichen Vorgaben problemlos nachkommen und ihre Prozesse automatisieren können.
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