Wenn Unternehmen Rechnungen verschicken, wollen sie sicherstellen, dass niemand sie ändern oder fälschen kann. Besonders bei E-Rechnungen, also Rechnungen in digitaler Form, ist das sehr wichtig. Aber wie kann man garantieren, dass eine E-Rechnung echt und unverändert ist? Dafür gibt es verschiedene Methoden, die wir hier erklären:
1. Digitale Signatur
Eine digitale Signatur ist wie ein digitales Siegel, das eine Rechnung „unterschreibt“. Eine besondere Art davon, die qualifizierte elektronische Signatur (QES), ist besonders sicher. Mit dieser Methode wird ganz klar bewiesen, dass die Rechnung wirklich vom Absender stammt und nicht verändert wurde. Die Signatur funktioniert durch eine Art Geheimschrift, die sogenannte asymmetrische Kryptographie. Klingt kompliziert, ist aber super sicher!
2. Hash-Werte
Ein Hash-Wert ist wie ein digitaler Fingerabdruck der Rechnung. Mit speziellen Programmen wird die Rechnung in eine lange Zahlen-Buchstaben-Kombination verwandelt, den Hash-Wert. Wenn jemand die Rechnung ändern würde, würde sich dieser Fingerabdruck sofort verändern. So kann man schnell prüfen, ob alles noch stimmt.
3. Zeitstempel
Ein Zeitstempel zeigt, wann genau die Rechnung erstellt oder verschickt wurde. Das ist besonders nützlich, um später nachzuweisen, dass die Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt schon existiert hat. Der Zeitstempel wird digital angebracht und kann ebenfalls nicht verändert werden.
4. XML- und EDI-Formate
Eine E-Rechnung wird oft in speziellen Formaten wie XML oder EDI geschrieben. Diese Formate sorgen dafür, dass die Inhalte der Rechnung immer gleich aufgebaut sind und leicht überprüft werden können. Zudem können sie mit digitalen Signaturen kombiniert werden, um die Sicherheit noch weiter zu erhöhen.
5. Zertifizierungsdiensteanbieter
Manche Unternehmen nutzen Zertifizierungsdiensteanbieter, auch Trust Service Providers genannt. Das sind Firmen, die bestimmte Sicherheitszertifikate ausstellen und überprüfen. Mit ihrer Hilfe kann nachgewiesen werden, dass eine E-Rechnung sicher und unverändert übermittelt wurde.
6. Rechtliche Anforderungen
In vielen Ländern gibt es Gesetze, die genau vorschreiben, wie E-Rechnungen erstellt und gespeichert werden müssen. Diese Regelungen sorgen dafür, dass E-Rechnungen so sicher wie möglich sind. Zum Beispiel wird oft vorgeschrieben, dass Rechnungen mit digitalen Signaturen ausgestattet werden oder in einem bestimmten Format gespeichert bleiben.
7. Archivierung
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die sichere Archivierung. E-Rechnungen müssen oft über mehrere Jahre hinweg unverändert aufbewahrt werden. Dazu braucht man spezielle Softwaresysteme, die regelmäßig überprüfen, ob die Dokumente noch vollständig und originalgetreu sind.
8. Überprüfungsprozesse
Unternehmen führen oft Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft. Solche Prüfungen können sowohl intern, also vom eigenen Team, als auch extern von unabhängigen Kontrolleuren durchgeführt werden. So wird sichergestellt, dass die Rechnungen echt und unverändert sind.
Fazit: E-Rechnungen können sehr sicher sein, wenn man die richtigen Maßnahmen ergreift. Mit digitalen Signaturen, Hash-Werten, Zeitstempeln und Co. wird garantiert, dass eine E-Rechnung echt und unverändert bleibt. So können Unternehmen und Kunden beruhigt Geschäfte machen!