Seit 2025 gilt im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Für elektronische Rechnungen werden strukturierte elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung benötigt. Auch, wenn es Übergangsfristen gibt, lohnt sich der Umstieg auf die E-Rechnung schon jetzt. Die Digitalisierung des Rechnungsausgangs verändert den administrativen Alltag vieler Unternehmen grundlegend. Die Nutzung des standardisierten XML-Formats XRechnung anstatt statischer PDF-Rechnungen reduziert Fehler, erfüllt gesetzliche Vorgaben und ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung. Der folgende Leitfaden zeigt praxisnah, wie Unternehmen die Umstellung erfolgreich umsetzen.
Warum eine Umstellung sinnvoll ist: Vorteile der E-Rechnung
Die nachfolgende Übersicht verdeutlicht, welche konkreten Verbesserungen sich durch den Umstieg auf strukturierte Ausgangsrechnungen ergeben. Jeder der genannten Aspekte steht für einen zentralen Prozessbereich, der durch die Digitalisierung effizienter wird. Besonders deutlich wird, dass nicht nur die technische Struktur profitiert, sondern auch die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung spürbar steigen.
| Aspekt | Vorteil |
| Struktur | Einheitliches Datenformat für automatische Verarbeitung |
| Geschwindigkeit | Schnellere Rechnungsbearbeitung durch Wegfall manueller Zwischenschritte |
| Transparenz | Durchgängige Dokumentation und bessere Nachverfolgbarkeit |
| Kosten | Reduzierte Ausgaben für Porto, Papier und Archivierung |
| Rechtssicherheit | Einhaltung öffentlicher Anforderungen und Prüfkriterien |
Gerade die Geschwindigkeit bringt einen enormen Vorteil für Unternehmen mit sich. In der folgenden Tabelle wird deutlich, wie stark sich der Zeitaufwand für die Verarbeitung einer Rechnung durch die Digitalisierung reduziert. Während bei manuellen Abläufen deutlich mehr Bearbeitungsschritte notwendig sind, verkürzt die automatisierte Erstellung der XRechnung die Gesamtzeit erheblich. Dieser Unterschied wirkt sich direkt auf Kosten und Prozessqualität aus.
| Prozessschritt | PDF-Rechnung (manuell) | XRechnung (digitalisiert) |
| Erstellung | 5 Minuten | 2 Minuten |
| Datenprüfung und Nachbearbeitung | 3 Minuten | 1 Minute |
| Versand und Ablage | 4 Minuten | unter 1 Minute |
| Gesamtzeit je Rechnung | 12 Minuten | 4 Minuten |
Die Gegenüberstellung zeigt: Eine digitalisierte Lösung spart im Durchschnitt zwei Drittel der Bearbeitungszeit pro Rechnung. Neben Zeitgewinn im Sinne eines besseren Zeitmanagements entstehen Kostenvorteile durch geringeren Personalaufwand und den Wegfall von Porto- und Papierkosten.
Die Umstellung von PDF zu XRechnung gelingt in fünf Schritten, die im Folgenden genauer erläutert werden.
Schritt 1: Analyse des bestehenden Rechnungsprozesses
Vor der Umstellung ist es sinnvoll, den aktuellen Prozess genau zu betrachten. Dazu gehören Rechnungsformate, Versandwege und Ablagemethoden. Viele Unternehmen nutzen noch PDF-Dokumente, die manuell versendet und archiviert werden. Eine solche Vorgehensweise verursacht Zeitaufwand und erschwert die automatische Verarbeitung.
Die Analyse zeigt, an welchen Stellen digitale Optimierungen möglich sind und wie sich die Umstellung auf XRechnung effizient vorbereiten lässt.
Schritt 2: Erfassung aller Pflichtangaben im System
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Damit eine XRechnung gültig ist, müssen bestimmte Angaben vollständig vorhanden sein. Dazu zählen Stammdaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuerinformationen und Bankverbindungen. Darüber hinaus verlangt das Format weitere Elemente wie Leitweg-ID, Zahlungsfristen oder Auftragsreferenzen.
Dies sind die zentralen Pflichtangaben:
- Rechnungssteller: Name, Adresse, Steuernummer
- Rechnungsempfänger: Name, Adresse
- Rechnungsnummer und Datum: Eindeutige Referenz und Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung
- Steuerbetrag und Steuersatz: Angabe der Umsatzsteuer
- Leitweg-ID: Routing-Information
Eine vollständige Erfassung dieser Daten im ERP-System oder in der Faktura-Software ist die Grundlage für eine reibungslose digitale Rechnungsstellung.
Schritt 3: Umwandlung von PDF zu XRechnung
Viele Unternehmen verfügen noch über PDF-Ausgangsrechnungen. Diese Dokumente müssen in strukturierte XML-Datensätze überführt werden, da PDF allein die Vorgaben nicht erfüllt. Moderne Lösungen setzen auf OCR-Technologien und maschinelles Lernen, um Rechnungsdaten automatisiert auszulesen und strukturiert zu speichern.
Qualitätsprüfungen gleichen die erfassten Daten mit Stammdatenbanken ab. Auf diese Weise entsteht aus einem statischen PDF-Dokument ein vollständiger und standardisierter Rechnungsdatensatz.
Schritt 4: Erstellung, Prüfung und Versand der XRechnung
Sobald alle Daten strukturiert vorliegen, wird die XRechnung im XML-Format erzeugt. Prüfwerkzeuge validieren, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind und die Datei den Vorgaben entspricht. Fehler können sofort korrigiert werden.
Viele Unternehmen versenden Rechnungen weiterhin als PDF-Anhang per E-Mail. Dieses Verfahren wirkt auf den ersten Blick unkompliziert, erfüllt jedoch nicht die Anforderungen an eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Eine PDF-Datei enthält keine strukturierte Datenbasis und kann nicht automatisiert verarbeitet werden.
Zudem fehlt beim E-Mail-Versand die sichere Übermittlung über definierte Kanäle. Plattformen wie Peppol oder zentrale Verwaltungsportale stellen sicher, dass XRechnungen eindeutig zugestellt, protokolliert und revisionssicher verarbeitet werden. Nur über diese Übertragungswege ist gewährleistet, dass eine Rechnung den rechtlichen Standards entspricht und im Prüfungsfall anerkannt wird.
Unternehmen, die auf eine praxisorientierte Lösung setzen möchten, können auf eine Buchhaltungssoftware zurückgreifen, die XRechnung direkt unterstützt und eine gesetzeskonforme Umsetzung ermöglicht.
Schritt 5: Testlauf, Archivierung und Prozessoptimierung
Vor dem endgültigen Wechsel empfiehlt sich eine Testphase. Dabei werden erzeugte XRechnungen geprüft und erste Übermittlungen durchgeführt. So lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen.
Darüber hinaus schreibt die GoBD eine elektronische Archivierung von mindestens acht Jahren vor. Rechnungen müssen maschinell lesbar und revisionssicher gespeichert bleiben. Eine strukturierte Ablage erleichtert das Wiederfinden im Prüfungsfall.
Ein zusätzlicher Vorteil der Digitalisierung besteht in der Auswertung von Prozesskennzahlen. Unternehmen analysieren Bearbeitungszeiten, Durchlaufgeschwindigkeiten und Fehlerquoten. Die Ergebnisse helfen, Eingabemasken anzupassen und Schnittstellen weiter zu automatisieren.